Når du markerer møtet som startet vil Bård automatisk bytte til at du skriver referat istedenfor innkalling på sakene. Dette ser du ved at det er Referat som blir aktivt i menyen over saksteksten.
Bård tar vare på teksten i innkallingen, og du kan når som helst veksle mellom fanene med samme knapp. Du skriver referatet og det endelige vedtaket på saken, og så legger Bård dette automatisk inn på den endelige protokollen for deg.
For deg som har brukt den gamle løsningen:
Før var det i praksis bare ett tekstfelt. Nå er det tydeligere delt i to faner: innkalling før møtet og referat under og etter møtet.
Spørsmål og svar
Hvem ser referatet mens jeg skriver?
Hvem ser referatet mens jeg skriver?
Det er innstillingen Synlighet av referat i aktive møter som bestemmer hva vanlige brukere ser når møtet pågår. Gjeldende innstilling for din organisasjon og møte kan du sjekke på i-ikonet ved siden av innkalling/referat-knappen. Du kan når som helst endre dette via innstillinger for møter.
Kan jeg endre på innkallingen etter møtet er startet?
Kan jeg endre på innkallingen etter møtet er startet?
Ja, men merk at dette i praksis endrer på dokumentasjonen som er sendt ut for møtet, og bør i utgangspunktet begrenses til å rette skrivefeil o.l.
Kan jeg skrive referatet ferdig før møtet er startet?
Kan jeg skrive referatet ferdig før møtet er startet?
Bård er fleksibelt, og i teorien kan du også skrive tekst for referatet ferdig før møtet starter. Bård vil ta vare på teksten når du markerer møtet som startet.
Forhåndsvis protokollen
Du kan når som helst se hvordan protokollen ser ut ved å trykke på Vis protokoll-knappen inne på møtet.
Protokollen vises da basert på teksten som ligger inne på referatet på sakene, og basert på hvilke innstillinger som er satt for protokollen.
Innstillinger for møteprotokollen
I forhåndsvisningen kan du endre innstillinger for referatet. Du kan velge om protokollen skal inneholde:
Deltagerlisten (standard er at denne vises)
Rollen til hver deltager (f.eks styreleder, daglig leder, styremedlem)
Sakstypen på hver enkelt sak
Ansvarlig for sakene
I tillegg kan du velge å skjule saksteksten slik at protokollen kun viser vedtakene.
Det er også mulig å velge å skjule eller vise saker som er unntatt offentligheten fra protokollen.
Det er også mulig å sette standardinnstillinger for møteprotokoll under innstillinger for organisasjonen slik at dette følger alle møter.
Legg til ekstra tekst i protokollen
Helt øverst under deltagerlisten, og helt nederst i protokollen har du muligheten til å legge inn tilleggsinformasjon til protokollen. Klikk på Sett inn tekst for å legge til denne topptekst eller bunntekst.
Last ned protokollen som PDF
Når du bruker Bård til styrearbeidet trenger du ikke tenke på å skrive ut og signere protokollen manuelt. Alt dette håndteres automatisk i løsningen. Du kan likevel når som helst laste ned en PDF-versjon av protokollen.
Legge til innkommende kommentarer direkte i protokollen
Kommentarer som er kommet inn på sakene kan raskt legges til i referatet på saken. Da trykker du på "Legg til i referatet"-knappen på kommentaren det gjelder.
Legge til oppgaver i protokollen
Når du registrerer oppgaver i Bård, får styret oversikt over gjøremålene i oppgaveoversikten. Har du laget en oppgave på en sak, kan du i tillegg legge denne til i referatet - slik at alle får en ekstra påminnelse om hva som skal følges opp.
Klikk på menyen til høyre over oppgavene, og velg om du vil legge til oppgavene i selve saksteksten eller under vedtaket.
Signering av eksisterende protokoller
Dersom du har protokoller fra møter utenfor Bård som du ønsker å få signert, kan du bruke Bård til dette. Gå først til "Signering" i toppmenyen, last opp referatet, og velg hvem som skal signere. De du legger til som undertegnere vil få en e-post med link til signering.