I idrettslag og foreninger vil det i enkelte møter være saker som er unntatt offentligheten, f.eks. personalsaker.

Hvis man ønsker å publisere en protokoll fra Bård på f.eks. en nettside kan man velge at slike saker ikke skal tas med på protokollen.

For å markere at en sak er unntatt offentligheten markerer du dette i sakslisten:

Det vil da vise tydelig på saken at den er unntatt offentligheten, slik at styremedlemmer og andre som har tilgang til møtet i Bård er oppmerksom på dette.

NB: Alle som har tilgang til møtet vil likevel kunne lese saken. Det vil si at også fremtidige styremedlemmer vil kunne lese innholdet dette når de får tilgang.

Under innstillinger for protokollen velger man om saker som er unntatt offentligheten skal tas med i dokumentet når det sendes til signering.

Ønsker du at dette skal være standardvalget for protokollene som lages i Bård kan du endre det under Innstillinger > Møter. Dette vil bare påvirke møter som opprettes etter endringen er lagret. På eksisterende møter endrer du ved å bruke knappen over.

Etter møtet er ferdig kan du laste ned en versjon av protokollen uten sakene som er unntatt offentlighet (f.eks hvis du skal publisere den). I tillegg kan du laste ned en versjon som inkluderer disse sakene.

Under "Vis protokoll" vil du få opp flere valg hvis noen av sakene er unntatt offentlighet. Hovedvalget vil være det som er valgt under protokollinnstillingene, mens nederst får man valget om å laste ned en alternativ protokoll.

Hvis du også vil signere den alternative protokollen kan du laste den ned, og deretter sende den til signering gjennom Signering i toppmenyen (så velger du hvem som skal signere der).

Når den alternative protokollen er signert kan du laste ned det signerte dokumentet fra Signering i toppmenyen, og deretter lagre den signerte protokollen på møtet.

Velg "Last opp signert protokoll" som vist under.

Når noen senere velger å vise den alternative protokollen under "Vis protokoll" vil de få den signerte versjonen.

Søkeord: Konfidensiell, Konfidensielt