Denne guiden viser deg hvordan du gjennomfører møter med Bård.

For å opprette et nytt møte bruker du "Nytt møte"-knappen på forsiden eller går til "Møter" i toppmenyen. Det er bare superbrukere som kan opprette nye møter.

Med Bård står du helt fritt hvordan du ønsker å gjennomføre møtene dine.

Fysisk/video er som navnet antyder et møte hvor man samles enten fysisk, via video eller en kombinasjon av dette – og er det man gjerne vil kalle et helt vanlig møte. Deltagerne får en innkalling til møtet og man avholder møtet på et gitt tidspunkt. Når man har sendt innkalling vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese sakene, kommentere og eventuelt stemme helt frem til møtet er ferdig.

Heldigital saksbehandling er en alternativ måte å avholde styremøter på. Møtet gjennomføres over flere dager og gjør det mulig å ta beslutninger uten å samles fysisk, samtidig som juridiske krav ivaretas. Du fastsetter en sluttdato for møtet, og fra det øyeblikket du sender innkallingen og frem til denne datoen, vil møtet være tilgjengelig. Deltakerne mottar en e-post med lenke til møtet og kan logge inn på Bård for å lese sakene, kommentere og avgi stemme når som helst i perioden.

Det er styrelederen som har ansvar for å velge en møteform som sikrer betryggende behandling av sakene, og som gir alle involverte mulighet til å delta. Vedtekter og lovverk kan stille krav til hvilken møteform som kan velges, og i enkelte tilfeller kan deltakerne kreve at sakene behandles i et tradisjonelt møte.

Når du oppretter et møte vil vi automatisk legge til alle styremedlemmene som deltagere. Du endrer hvem som skal være med på møtet ved å trykke på ikonet ved siden av deltagerlisten øverst til venstre. I denne dialogen velger du også hvem som skal signere protokollen, samt at du også har muligheten for å velge om hver enkelt deltagere var tilstede på møtet.

Du kan også legge til eksterne deltagere i møtet. Disse vil få innkallingen akkurat som et vanlig styremedlem og muligheten for å logge seg på Bård med en engangskode. Eksterne deltagere på møter får kun tilgang til møtene de inviteres til, og ingenting annet i portalen.

Bruker du aksjeeierboken for aksjeselskaper eller medlemsmodulen vil du få mulighet til å synkronisere disse med deltagerlisten på hhv. generalforsamlinger og årsmøter i Bård.

Inne i deltagerlisten kan du også registrere fullmakter for de forskjellige deltagerne.

Før møtet er sendt til gjennomlesning kan du legge nye saker på sakslisten ved å bruke "Legg til sak"-knappen. Du kan også legge til saker fra saksmaler eller bruke en veileder.

Når du skriver en sak i Bård lager du først en beskrivende tittel, fyller eventuelt på med en utvidet beskrivelse, og hvis det er en vedtakssak skriver du også et forslag til vedtak.

Eventuelle dokumenter legger du som vedlegg på saken det gjelder. Husk at en god styresak skal gi nok informasjon for styremedlemmene til å kunne behandle saken.

I Bård skiller vi mellom vedtakssaker og orienterings-/diskusjonssaker, hvor sistnevnte sakstyper brukes når det ikke skal fattes et vedtak (altså bestemme noe).

Inne på et møte som er under planlegging kan du bestemme om alle, kun superbrukere eller bare du skal ha tilgang til møtet. Dette gjelder da kun så lenge møtet er under planlegging – etter du har sendt innkallingen vil deltagerne du har lagt til ha tilgang til å se sakslisten og dokumentene i møtet.

For å endre hvem som har tilgang til møter under planlegging bruker du denne knappen:

Inne på et møte kan du hele tiden se hvilken status et møte har ved å se på statusindikatoren. Her ser du også hvilke steg som gjenstår i en normal flyt for et møte.

For f.eks. gjennomlesning og signering, der flere skal bekrefte at de har lest protokollen, vil du også kunne se hvem som har gjort dette ved å å holde musen over antallet til høyre for statusen.

For å ta møtet videre til neste steg i prosessen bruker du alltid knappen oppe til høyre i møtebildet. Bård foreslår alltid neste logiske steg (som her å sende sakslisten), men du kan også bruke menyen ved siden av knappen for andre alternativer. F.eks har du mulighet til å hoppe over å sende innkalling, eller sende et møte direkte til signering om du ønsker det.

Når du er inne på et møte kan du til enhver tid trykke på denne menyen for å se hvordan møtet vil se ut for brukere som ikke er superbrukere.

For å endre dato/tidspunkt, eller hvor møtet skal gjennomføres klikker du på datoen eller stedet som viser i toppen av møtebildet. Du kan der endre når/hvordan møtet skal gjennomføres.

Du har også mulighet til å sette opp at møtet skal gå over flere dager hvis du skal ha en strategisamling eller lignende over flere dager:

Hvis møtet skal gjennomføres på Teams eller en annen videokonferanseløsning som Google Meet eller Zoom legger du inn link til møtet under Videomøte. Bård er integrert med både Microsoft Teams og Google Meet slik at du enkelt kan opprette linker til videomøtene direkte fra portalen.

Hvis du ønsker å finne ut hvilke tidspunkt som passer best for alle kan du sende ut en undersøkelse for å finne et passende møtetidspunkt.

Inne på sakene kan deltagerne stille spørsmål eller komme med innspill til sakene i kommentarfeltet.

Når noen legger inn en kommentar vil det normalt sendes en varsling på e-post til styreleder, daglig leder og superbrukere – i tillegg til at de som tidligere har lagt inn kommentarer får et varsel. Du kan velge at det ikke skal sendes varsling ved å fjerne avkrysningen nede til høyre. Les mer om hvordan kommentarer fungerer i Bård.

Du kan også bruke @ for å nevne noen i en kommentar.

Med Bård kan du legge inn dine private notater til styremøtene. Disse vil aldri være tilgjengelige for noen andre, og er tilgjengelige både før, under og etter møtene.

Det er også mulig å legge inn notater på dokumenter lastet opp til sakene.
​

Du kan enkelt legge til digitale avstemninger på saker i Bård.

Når møtet starter kan deltagerne som har stemmerett legge inn stemmene sine direkte via Bård. Superbrukere vil kunne se statistikk for stemmefordeling, samt hvilke deltagere som har stemt (men ikke hva de enkelte har stemt).

Hvis det skal være en pause underveis i møtet kan dette legges inn i sakslisten ved å bruke menyen til høyre på saken. Du kan skrive hva pausen gjelder (f.eks. "Lunsj til kl 1200"), og informasjonen kommer med når du sender ut innkalling/saksliste. Informasjon om pauser legges ikke inn i protokollen.

Når du er ferdig med sakslisten, har satt tid og sted for møtet og har lagt til deltagerne kan du sende den formelle innkallingen. Denne innkallingen utgjør utgangspunktet for møtet, og når den er sendt skal det i utgangspunktet ikke gjøres endringer i sakslisten. Ser man likevel at man er nødt til å endre på en sak kan man gjøre det så lenge man sender en ny innkalling (det får du eventuelt hjelp til av Bård).

Det er ingen lovfestet minstefrist i forhold til når man skal sende innkalling (formuleringen i loven sier nødvendig frist), men vi anbefaler at du sender ut innkallingen i god tid slik at alle deltagerne har mulighet til å sette seg inn i sakene på forhånd.

Når innkallingen er sendt vil deltagerne kunne logge seg på Bård for å lese saksgrunnlaget på sakene, lese eventuelle vedlegg og komme med kommentarer i forkant av møtet. De kan også legge inn private notater på sakene og dokumentene.

Møteprotokollen bør godkjennes av alle deltagerne i møtet. De får da mulighet til å komme med kommentarer til forslaget til protokoll. Når noen legger inn en kommentar vil det sendes en varsling på e-post til superbruker. I tillegg vil de som tidligere har lagt inn kommentar om gjennomlesning få et varsel.

Den som sender protokollen til gjennomlesning vil få beskjed når noen bekrefter at de er ferdige. Den som har ansvar for den ferdige protokollen oppdaterer da eventuelt de sakene det er kommet inn endringsforslag på før den sendes til signering.

Bård sender automatisk en påminnelse om å lese gjennom protokollen etter 3 dager. Du kan også sende påminnelse om gjennomlesning manuelt via deltagerdialogen.

Hvis du skriver referat på sakene i Bård underveis i møtet, vil protokollen ligge klar når møtet er ferdig. Fra møtet kan du også til enhver tid se en forhåndsvisning av protokollen. Justeringer i tekstene kan du gjøre helt frem til protokollen er sendt til signering.

Inne på forhåndsvisningen av protokollen finner du også noen andre valgmuligheter, blant annet hvorvidt deltagere skal listes opp, om du vil vise roller og sakstyper, i tillegg til en del andre valg om hvordan den endelige protokollen skal se ut.

Protokollen fra styremøter skal i utgangspunktet signeres av alle medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen (se aksjeloven §6-29). Har styret minst fem medlemmer kan det bestemmes at bare to skal signere, men da skal de andre medlemmene ha muligheten for å komme med innspill.

Har du brukt funksjonen for gjennomlesning i Bård vil dette kravet være dekket.

For å velge hvem som skal signere protokollen kan du enten sette dette via Deltagere på møtet, eller når du sender møtet til signering.

Når protokollen er klar og godkjent av alle medlemmene kan du sende den til signering via Bård. Da får medlemmene en epost med instruksjoner og signerer digitalt med Bank ID eller digital signering.

Hvis en bruker ikke signerer vil Bård sende en påminnelse etter 3 dager, og deretter purre på ny hver 7. dag frem til brukeren signerer.

Når alle signaturene er innhentet vil Bård automatisk arkivere møtet for fremtiden. Husk at protokollen skal i følge aksjeloven oppbevares i hele selskapets levetid.

I tillegg er det en del formkrav til selve protokollen i forhold til hvilken informasjon som skal være med. Bruker du Bård til gjennomføring av styremøter kan du være trygg på at protokollen følger disse lovkravene.

Hvis du vil avslutte et møte uten å signere det digitalt med Bård, kan du velge Ferdigstill uten signering.

I kontekstmenyen oppe til høyre finner du muligheten til å slette et møte i tillegg til flere andre funksjoner. Hvis innkallingen er sendt og møtet ikke er avholdt, sender Bård melding til deltagerne om at møtet er avlyst.