Styrearbeid uten møter - hva er lov?

Å gjennomføre styremøter uten å møtes fysisk har blitt stadig vanligere - og enklere - de siste årene. Dette har ikke bare gjort det mer praktisk med tanke på å ha et mer geografisk spredt styre, det har også åpnet for mer fleksibilitet i hverdagen for styremedlemmer.

Men når vi snakker om møter uten å møtes, er det viktig å skille mellom møter over f.eks Teams, og det som formelt kalles for skriftlig behandling. Førstnevnte er det nemlig ingen spesielle regler for. Disse er i praksis sidestilt med et fysisk møte så lenge alle deltakerne kan kommunisere med hverandre i sanntid.

Ønsker du derimot å behandle styresaker uten at styret møtes verken fysisk eller over video er det noen forutsetninger som først må være på plass.

Når kan du bruke skriftlig behandling

Lovverket i Norge gir aksjeselskaper rom for såkalt skriftlig styrebehandling. Dette innebærer at styresaker kan behandles og vedtas uten at styremedlemmene møtes fysisk eller over video.

For at en slik behandling skal være gyldig, kreves det at alle styremedlemmene har fått tilstrekkelig informasjon om sakene som skal behandles, og at de alle har mulighet til å delta i beslutningsprosessen.

Dette kan for eksempel gjøres ved at dokumenter og saksunderlag distribueres digitalt, og at styremedlemmene på en eller annen måte deltar enten via e-post eller gjennom en dedikert digital løsning som en styreportal.

Det er styrelederen som bestemmer om det er betryggende med styrebehandling utenfor møte, men styremedlemmene og daglig leder kan kreve fysisk eller videomøte hvis de er uenig med styreleder.

Viktig å tenke på

For å kjøre styrebehandling heldigitalt uten fysisk oppmøte, er det noen viktige momenter å tenke på:

• Forberedelse: Sakslister og grunnlagsmateriale bør sendes ut i god tid. Dette gir alle deltagerne mulighet til å forberede seg og eventuelt komme med innspill til sakslisten.
• God informasjonsflyt: Alle styremedlemmene skal ha samme forutsetninger for å delta i diskusjonen. Det betyr at alle må ha tilgang til den samme informasjonen som blir gjennomgått i sakene.
• Sikkerhet: Dokumenter og annen saksinformasjon bør være lagret på et sikkert sted som er i tråd med personvernlovgivningen, for å sikre konfidensialitet og integritet.
• Etterarbeid: Inkluderer produksjon og signering av referat, for å formalisere beslutningene som er tatt.

Hvis dette ivaretas - og så lenge alle er enige - kan du være trygg på å kjøre styrebehandlingen heldigitalt.

Digital håndsopprekning

Et aspekt ved styrearbeid som også kan forenkles ved å gjennomføres digitalt er avstemningen. Dette krever jo vanligvis at dere sitter samlet rundt et bord og rekker opp hånden, men ved å bruke en digital løsning vil styremedlemmene kunne gi sin stemme med mobilen enten de er på kontoret, hjemme eller på hytta.

Dessuten, ved å benytte en digital løsning blir det enklere å dokumentere og arkivere beslutningene som er tatt, noe som bidrar til bedre oversikt og etterlevelse av selskapets styringsdokumentasjon.

Muliggjør asynkront styrearbeid

Med et godt system er det altså fullt mulig å jobbe med styrets oppgaver uten at alle trenger å være på samme sted. Men det er ikke bare en måte å spare tid på.

For mange bedrifter kan det være en mulighet til å jobbe mer aktivt på styrenivå, uten at det går på bekostning av den daglige driften. Beslutninger kan modnes over tid, og gi styremedlemmene den nødvendige tiden de trenger for å komme med sin tilbakemelding på de ulike sakene.