Her er fem enkle vaner som kan gjøre styrearbeidet både bedre og mer effektivt – også når dere ikke sitter rundt møtebordet.
1. Følg opp vedtak og oppgaver
Det hjelper lite å ta gode beslutninger hvis ingen følger dem opp. Hvor mange ganger har noen spurt "hva skjedde egentlig med det vi bestemte forrige gang?"
Slik gjør du det enkelt: Ha en fast plass hvor alle kan se hvilke vedtak som er tatt, hvem som har ansvar, og hvor langt man har kommet. Da slipper dere å bruke møtetid på å lete i gamle protokoller.
Med Bård har styret full oversikt over det som har blitt bestemt og hvem som har ansvar for å gjennomføre det. Alle ser status på oppgavene – uten at noen må sende meldinger eller e-poster frem og tilbake.
2. Orienter deg om økonomien
Økonomi er ofte det som skaper mest hodebry i styrearbeid. Men det trenger ikke være sånn. Du trenger ikke være økonomiekspert for å holde oversikt over de tallene som betyr noe.
Tenk på det slik: Hvilke tre-fire tall ville fortalt deg om bedriften går i riktig retning? Det kan være omsetning, lønnsutgifter, eller hvor mye penger dere har i banken.
Med nøkkeltall i Bård kan styret følge med på de viktigste tallene også utenom møtene. Da kommer dere forberedt til møtene, og kan bruke tiden på å diskutere løsninger i stedet for å prøve å forstå problemet.
3. Sørg for løpende dialog
Styrearbeid handler om å ta gode beslutninger sammen. Det blir vanskelig hvis all diskusjon må skje i møtene.
Noen saker trenger tid til å modnes. Andre ganger dukker det opp spørsmål mellom møtene som det hadde vært fint å få avklart.
Et enkelt eksempel: La oss si selskapet vurderer å bytte ut en leverandør. I stedet for å bruke halve møtet på å forklare situasjonen, kan diskusjonen starte på forhånd. Da kan møtet heller handle om å ta beslutningen.
Bård gjør det enkelt å holde diskusjoner om pågående saker på samme sted. Alle kommentarer og dokumenter ligger samlet, så ingen mister oversikten.
4. Evaluer styrearbeidet
Hvor ofte tenker styret ditt på hvordan dere faktisk fungerer sammen? De fleste styrer bruker all tid på å løse problemer, men lite tid på å bli bedre på selve styrearbeidet.
Start enkelt: Spør styremedlemmene hva som fungerer bra, og hva som kan bli bedre. Det kan være alt fra hvor lenge møtene varer, til hvordan sakene blir presentert.
Bruk spørreundersøkelser i Bård til å sende ut evalueringer til styremedlemmene, slik at styret kan bli bedre over tid. Det tar fem minutter å svare, men kan spare timer med unødvendige diskusjoner senere.
5. Forbered neste møte
Det verste er når folk kommer uforberedt til styremøtet. Da blir møtet ineffektivt, og viktige beslutninger blir fort utsatt.
Gode forberedelser handler egentlig om én ting: At alle har satt seg inn i og lest sakene på forhånd.
Det høres enkelt ut, men hvor mange ganger har ikke noen i styret sagt "unnskyld, jeg rakk ikke å lese gjennom dette"?
Bård gjør det enkelt å finne et tidspunkt som passer for alle, og sikrer at alle er godt forberedt. Sakspapirene ligger klare, påminnelser sendes automatisk, og alle kan lese gjennom materialet når det passer dem. I tillegg kan du som møteleder enkelt se hva hver enkelt deltager har lest av dokumenter og saker før møtet begynner.
Start med én vane
Du trenger ikke innføre alle fem vanene på en gang. Velg den som føles mest aktuell for styret ditt akkurat nå og implementer den.
Kanskje er det å få bedre oversikt over vedtak som har blitt tatt? Eller å sikre at alle kommer forberedt til møtene?
Det viktigste er å starte et sted. Styrearbeid blir bedre når det blir mer forutsigbart – både for deg og resten av styret.