Styreportal gjør driften av velforeningen mer effektiv

Brønnøya er ei 1400 mål stor og bilfri øy i Vestfjorden i Asker kommune. Øya er et yndet mål for folk som ønsker seg en gå- eller sykkeltur i idylliske omgivelser. For å komme seg over til øya bruker de besøkende den lokale kabelfergen i sommerhalvåret, eller flytebroen i vinterhalvåret.

En av øyas beboere er Thomas Huus Mjøen.

– Dette er ei bilfri perle som er åpen for allmennheten og som er nest størst av alle øyene i Vestfjorden. Totalt har vi ca. 350 eiendommer her – fordelt mellom hytter, fastboende, ubebygde- og vellets tomter, forteller Mjøen.

Selv har han bodd her siden 2012, og siden 2018, også som styremedlem og IT- og digitalansvarlig i Brønnøya Vel.

- Totalt har vi i dag 328 velmedlemmer. Velforeningskontingenten går til vårt arbeid med å vedlikeholde og utbedre badeplasser, kaier, kabelfergen, veier og bygg, som for eksempel vårt eget velbygg hvor vi arrangerer og leier ut til sosiale sammenkomster som konserter og fester, informerer Mjøen.

Et gammelt og velbrukt Excel-dokument

De siste årene har han og resten av Brønnøya-styret vært igjennom en lengre prosess med å digitalisere styrearbeidet og medlemshåndteringen. Et godt bilde på at styrets arbeidsformer og verktøy var modent for en modernisering, er et Excel-dokument som har eksistert i godt over to tiår.

Tidligere har betalingsregistreringen av velkontingenten, oversikt over eiendommer, båtforeninger og parkeringsoblater vært gjort ved hjelp av manuelle oppdateringer av et gammelt, men velbrukt, Excel-dokument. Dette var sikkert hensiktsmessig for en tid tilbake, men opplevdes nå som et veldig tungvint system, også sårbart for menneskelige feil, sier Mjøen.

For eksempel ble fakturaen for kontingentavgiften til velforeningens medlemmer tidligere fylt ut for hånd og sendt med posten.

– Selv om også det var en digital løsning, var styreverktøyet vi benyttet tidligere ganske omfattende å sette seg inn i. Noen av styremedlemmene er godt voksne mennesker som gjerne så at vi fikk på plass et mer brukervennlig verktøy.

Automatisk utsending av velkontingent

Mjøen hadde derfor i lengre tid jaktet et nytt verktøy som både kunne forenkle og effektivisere arbeidet til styret.

Løsningen ble Bård – et digitalt styreverktøy fra Restack Software.

– Kan du trekke ut én av hovedfordelene ved Bård sammenlignet med løsninger dere har benyttet tidligere?

– Brukervennligheten, kombinert med funksjonaliteten. Nå sendes for eksempel alle fakturaer for velkontingenten til våre medlemmer helt automatisk. Bård kommuniserer også med en rekke andre digitale løsninger, og er for vår del nå koblet opp mot vårt regnskapssystem – DNB Regnskap.

Bård ble velstyrets foretrukne løsning etter en gratis prøveperiode på 30 dager.

– Jeg og resten av styret så kjapt at dette fungerte utmerket for oss. Og det sier kanskje litt da jeg ikke er redd for å bytte leverandører om jeg ikke er helt fornøyd, ler Mjøen.

Med Bård har styret i Brønnøya Vel alle dokumenter, referater og rapporter samlet på én og samme plass. Asker kommunes egen app skal også integreres med Bård, slik at velforeningens parkeringssystem er oppdatert til enhver tid.

Og styrets eldgamle Excel-dokumentet er for lengst eksportert opp i skyen hvor Bård befinner seg.