Godt samspill i styret hos sportsklubben

– Med Bård sparer vi mye tid som vi ellers ville brukt på administrativt arbeid. Dette er tid vi nå kan benytte til å utvikle og utvide aktiviteter og andre tilbud, sier daglig leder i SK Vedavåg Karmøy, Randi Bratthammer Rauan.

Vakre Vedavågen er et tettsted som ligger mellom Kopervik og Åkrehamn, på vestsiden av Karmøy. Sportsklubben Vedavåg Karmøy ble stiftet i 1967 og er et idrettslag som i dag tilbyr aktiviteter som allidrett, fotball, håndball og rulleski til sine rundt 700 medlemmer.

Tilrettelagt for flere styrer

– Vi har siden i vår benyttet Bård i forbindelse med styremøtene til klubbens hovedstyre. Jeg forstod umiddelbart at dette var et fantastisk verktøy for klubben og styret vårt.

Som fleridrettslag har SK Vedavåg Karmøy flere styrer i tillegg til klubbens hovedstyre, og like etter sommeren skal styret både i fotball- og håndballavdelingen ta i bruk løsningen.

– Klubben inngikk først en gratis prøveperiode på 30 dager, og det ble kjapt bestemt at dette var et verktøy vi ønsket å benytte også videre.

Mer tid til viktig klubbdrift

Klubblederen kan fortelle om en enklere administrativ arbeidshverdag etter at Bård ble hentet til klubben.

– Vi sparer mye tid som vi ellers ville brukt på administrativt arbeid. Dette er tid vi nå kan benytte til å utvikle og utvide aktiviteter og andre tilbud til klubbens medlemmer. Verktøyet gir styrene en enda bedre oversikt over sitt arbeid og letter også arbeidsdagen min.

Som et eksempel på dette trekker Rauan frem sin rolle i forbindelse med klubbens styremøter, hvor hun innehar sekretærrollen.

– Jeg bruker nå mindre tid på å forberede styremøtene. Bård gir meg god oversikt over det jeg må ha kontroll på, både av dokumenter, sakslister og referater fra tidligere møter, som alt er samlet på én og samme plass.

Ferdig referat idet møtet er over

Det er nå slutt på å skrive sakslister og referater i Word og sende ut manuelt på e-post.

– Når styremøtet er over, sitter jeg med et ferdigskrevet referat som jeg bare trenger å dele med alle styremedlemmene. Styremedlemmene godkjenner digitalt og signerer referatet med BankID.

Tidligere var det ikke unormalt for Rauan å skrive ferdig referatet fra styremøtet først noen dager etter møtet, før det ble sendt ut til styremedlemmene. Signering av referatet ble gjort manuelt på neste styremøte.

– Det er deilig å få det ut av verden med en gang. Glemmer styremedlemmer å signere, sender systemet automatisk ut en påminnelse, uten at jeg trenger å gjøre noe.

Smidigere styreutskiftninger

Bård gjør det også enklere for styremedlemmer å komme i gang med vervet sitt. De får god oversikt over historikken i arbeidet som er gjort og hva som skal gjøres fremover. Med alt samlet på en plass, mener Rauan at styreportalen forenkler overgangen mellom gamle og nye styremedlemmer.

– For nye styremedlemmer ligger alt de trenger å sette seg inn i oversiktlig i Bård. Det er samtidig enkelt å både legge til nye og ta bort gamle styremedlemmer, og fordele hvem som har tilgang til hvilke områder i Bård idet styret eller deler av det skiftes ut.

Etter sommerferien skal altså håndball- og fotballstyret også ta i bruk Bård, noe som øker antallet Bård-brukere i SK Vedavåg Karmøy til 20 personer.

Enkelte av dem tenker kanskje at de da må gjennom opplæring og tilegne seg en del erfaring for å ta i bruk løsningen. Daglig leder Rauan kan imidlertid komme med noen betryggende ord.

– Bård er brukervennlig og intuitivt. Det sier seg nærmest selv hvordan man skal ta løsningen i bruk.