Grunnstrukturen er den samme
Et styre er et styre. Saksliste, møter, vedtak og protokoll må være på plass uavhengig av om dere er et aksjeselskap, et idrettslag eller en stiftelse. Det er denne kjernen enhver styreportal må håndtere godt.
Alle styrer går gjennom de samme stegene: saker forberedes, møter holdes, vedtak fattes, protokoller skrives og signeres, og oppgaver følges opp. Hvordan man planlegger og gjennomfører et møte, slik vi har skrevet om i kapittel 6, gjelder for det aller meste like godt for et idrettslag som for et aksjeselskap.
Vi ser at de fleste styrer har mer til felles enn de tror. Forskjellene blir tydeligere først når vi går fra det formelle styrearbeidet og over i den daglige driften.
Hva som varierer fra organisasjon til organisasjon
Forskjellene ligger først og fremst i hva organisasjonen driver med. En speidergruppe organiserer turer for barn, en kirke samler folk til gudstjeneste, et idrettslag følger opp utøvere og treninger, et korps øver og holder konserter. Det former hvilke saker styret behandler og hva slags verktøy som faktisk er nyttig i hverdagen.
Også selve organiseringen varierer. Aksjeselskaper har i noen tilfeller mange aksjonærerer med ulike aksjeklasser, foreninger har medlemmer med ofte én stemme hver, og stiftelser har ingen av delene. Kontingenten kan komme inn fra noen hundre på Vipps eller fra titusener via regnskapssystem, og årsmøtet kan være fysisk, digitalt eller hybrid.
Idrettslag
Et idrettslag drives stort sett av frivillige med en vanlig jobb ved siden av styrevervet. Det betyr at planlegging og oppfølging må være enkelt nok til å gå unna i hverdagen, og at strukturen må tåle at styremedlemmer byttes ut jevnlig. Når historikk og dokumentasjon forsvinner med dem som slutter, koster det fort mye tid for de som kommer inn.
Mange idrettslag har dessuten flere sportslige utvalg, komiteer og arrangementsgrupper som skal samhandle med hovedstyret. Det krever at vedtak kan følges opp på tvers, og at dokumenter, signeringer og avtaler ligger på ett sted. For idrettslag er sponsoravtaler og leverandørkontrakter en stor del av det daglige, og oppfølgingen blir ryddigere når alt er sporbart i etterkant.
Velforeninger
I en velforening kan ett medlem ha flere medlemskap, for eksempel når noen eier flere eiendommer i området. Hver eiendom utløser sin egen kontingent, og kanskje også sitt eget antall stemmer på årsmøtet. Det krever et medlemsregister som er fleksibelt nok til at slike tilfeller ikke må løses manuelt.
Velforeninger har også ofte medlemmer som ikke kan møte fysisk på årsmøtet. Digital eller hybrid gjennomføring, gjerne med åpen avstemning over flere dager, gjør at flere får sagt sin mening. Vi ser at dette gjør stor forskjell, særlig for foreninger som tidligere har slitt med lavt fremmøte.
Sameier og borettslag
Sameier og borettslag har egne lovkrav til hvordan årsmøtet gjennomføres. Vedtak fra årsmøtet får dessuten direkte konsekvens for folk som bor der: oppussing, fellesgjeld, husdyrhold. Når noen spør om hvordan og hvorfor, må styret kunne svare på det også år tilbake i tid.
Styrene byttes ofte, og frivillige styremedlemmer trenger en plattform der de raskt finner frem og slipper å lære seg alt på nytt hver gang noen tar over. Historikken må overleve styrebyttet.
Skoler og barnehager
Et styre i en skole eller barnehage har gjerne mange interessenter. Det kan være FAU, samarbeidsutvalg, foreldrerepresentanter, eierorganisasjon og kommunale instanser. Hver av dem trenger ulik tilgang til informasjon, og styret må kunne dele riktig sak med rett person uten at alt henger sammen i et stort dokumentkaos.
Mange skole- og barnehagestyrer roterer dessuten årlig, særlig der foreldre sitter i styret. Vi ser at en plattform som gjør overlappingen enkel sparer mye tid det første halvåret etter et styrebytte. Når nye styremedlemmer raskt kan lese seg opp på tidligere saker, kommer de fortere i gang.
Forbund
Et fagforbund eller en interesseorganisasjon er ofte bygget i flere nivåer: lokallag, regioner og hovedstyre. Hvert nivå har sin egen styringsstruktur, sine egne saker og sine egne dokumenter, men det må også henge sammen på tvers. Lokallagene må kunne jobbe selvstendig samtidig som regionene får innsyn der det er relevant og hovedstyret kan følge med på helheten.
Det krever en plattform med vanntette skott mellom nivåer, og samtidig felles struktur og maler så det ikke blir kaos når en sak skal eskaleres oppover. Vi ser at organisasjoner som ikke har dette på plass, ofte ender opp med ulike systemer på hvert nivå. Det gir forskjellige formater, tapt historikk og dobbeltarbeid på tvers.
Forbund som holder årsmøter med mange medlemmer har dessuten konkrete behov få andre organisasjoner kjenner igjen: en talerliste der medlemmer kan be om ordet, mulighet for benkeforslag i avstemninger, og åpne avstemninger over flere dager. For et stort årsmøte er det disse detaljene som avgjør om gjennomføringen blir smidig eller tung.
Trossamfunn og menigheter
Mange trossamfunn er bygget i flere nivåer som henger sammen, og styrearbeidet skjer ofte gjennom en kombinasjon av frivillige tillitsvalgte og ansatte. Det gjør tilgangsstyringen ekstra viktig.
Den daglige driften ligner mye på den i andre frivillige organisasjoner: medlemshåndtering, økonomi, årsmøter og kommunikasjon med medlemmene. Men spørsmål om vedtak, formålsparagrafer og tilhørighet kan være tyngre, og styreprotokollen er ofte et dokument som leses langt ut over selve styret. Det betyr at både formalitetene og dokumentasjonen må stå seg over tid.
Politiske partier
Møtekulturen i politiske partier er strammere enn i mange andre organisasjoner. Forretningsorden, talerliste, replikkordning og benkeforslag hører til, særlig på årsmøter og landsmøter. Vedtak skal fattes åpent, og medlemmene skal kunne se hva som er bestemt.
Mange tillitsvalgte sitter i flere styrer og utvalg samtidig, gjerne på ulike nivåer. Det krever en plattform der man kan jobbe parallelt med saker lokalt, regionalt og nasjonalt, og der det er tydelig hva som er internt for styret og hva som er tilgjengelig for medlemmene.
Festivaler og frivillige arrangører
En festival er en organisasjon som lever i to tempo. Mesteparten av året er det rolig, og styrearbeidet handler om planlegging, økonomi og avtaler. Når festivalen nærmer seg, går det fra rolig til hektisk på kort tid, og mange flere folk blir involvert i en kortere periode.
Styret må holde orden på vedtak og avtaler som er gjort lenge før selve gjennomføringen. Samtidig må arrangementsstaben raskt få tilgang til det de trenger uten å måtte gå gjennom alt det styret har holdt på med. Tilgangsstyring og oversikt blir avgjørende for at travle perioder ikke ender i kaos.
Opplæringskontor
Et opplæringskontor er eid av medlemsbedriftene, og styret består gjerne av folk fra eierbedriftene som gjør dette ved siden av en vanlig jobb. Lærlingoppfølgingen kommer i tillegg til styrearbeidet, og det er kombinasjonen av styresaker og oppfølging av et stort antall lærlinger på tvers av bedrifter som gjør hverdagen kompleks.
Det betyr at styreportalen må gjøre det enkelt å forberede møter og dokumentere beslutninger. Vi ser at opplæringskontorene som lykkes best, har funnet en plattform som dekker både styrearbeidet og dokumentasjonen rundt lærlingoppfølgingen uten at det blir tungt. Årsmøtet, ofte med representanter fra mange bedrifter, kan gjennomføres heldigitalt, fysisk eller hybrid.
Stiftelser
En stiftelse har verken eiere eller medlemmer. Det er vedtektene og formålet som binder hva styret kan gjøre, og styret har stor frihet, men også et særlig ansvar for at midlene brukes i tråd med formålet.
Det krever andre ting av styret enn i organisasjoner med medlemmer. Etterprøvbarhet og dokumentasjon blir viktigere enn medlemshåndtering. En god protokoll-historikk gjør det enkelt å vise hva styret har bestemt og hvorfor, dersom Stiftelsestilsynet eller revisor ber om innsyn.
IKS
Et interkommunalt selskap (IKS) er eid av flere kommuner og opererer i spennet mellom politisk styring og forretningsmessig drift. Mange aktører skal forholde seg til samme dokumentasjon: ordførere, kommunedirektører, ledelse, styremedlemmer og revisor. Det er sjelden alle er på samme sted samtidig.
Sporbarhet og etterprøvbarhet er sentralt. Vedtak må kunne dokumenteres lenge etter at de er fattet, og dokumentasjon må kunne deles trygt med både revisor og andre eksterne. Med eierkommuner som ofte er geografisk spredt, blir digitale møter og enkel signering en del av hverdagen.
Slik hjelper Bård
Vi har bygget Bård for å være styreportalen norske styrer kan stole på, enkel der det skal være enkelt og kraftig der det trengs. Plattformen dekker fellesnevneren alle styrer har, og tilpasser seg særtrekkene ved hver organisasjonstype, enten det er en liten velforening eller et stort IKS.
Medlemsregisteret gir plass til ulike medlemskapstyper, stemmevekting og at samme person kan ha flere medlemskap. Kontingent kan faktureres direkte med Vipps eller via integrasjoner mot regnskapssystemer som Fiken og DNB Regnskap.
Årsmøter kan kjøres heldigitalt, fysisk eller hybrid, og det er enkelt for alle å delta. Større organisasjoner får funksjoner som talerliste, benkeforslag og åpne avstemninger over flere dager. For organisasjoner bygget i flere nivåer kan hvert ledd ha sin egen styreportal innenfor samme struktur, slik at lokallag, regioner og hovedstyre jobber smidig sammen uten at sensitive saker lekker mellom nivåene.
En velforening trenger orden på årsmøtet. Et IKS må kunne dokumentere alle vedtak år tilbake. Bård er bygget for å håndtere begge deler.