En organisasjon med et stort spenn
Spir er en fag- og profesjonsforening for prester, diakoner, kateketer og pedagoger i kirken. De er både fagforening og profesjonsforening, og jobber bredt – både med arbeidsvilkår, fagutvikling og profesjonelle behov i kirkelig sektor.
Som den største fagforeningen i kirken har Spir styrearbeid på flere nivåer: nasjonalt, regionalt og lokalt. Hele 27 grupper samarbeider på tvers, og organisasjonen består i tillegg av flere råd, lag og utvalg. Det gir en stor og sammensatt organisasjon med mange som skal ha oversikt, ta beslutninger og få enkel tilgang til dokumentasjon i styrearbeidet.
Spir gjennomfører også digitale årsmøter med mange medlemmer. Det stiller krav til en løsning som gjør det enkelt å gjennomføre valg digitalt, sikre god flyt og sørge for at alle kan stemme - uansett om de deltar fysisk eller digitalt.
Dokumentflyt og tilganger ble en flaskehals
Generalsekretær Anna Grønvik forteller at Spir lenge slet med å holde orden på dokumenter og tilganger. Siden medlemmene kommer fra ulike organisasjoner, oppsto det ofte problemer med tilgangsstyring, og SharePoint ble vanskelig å bruke i praksis. Det gjorde styrearbeidet unødvendig tungt.
Da Spir skulle gjennomføre viktige digitale årsmøter, ble behovet enda tydeligere. De trengte et sikkert system for saksbehandling og avstemming – og en måte å samle alt i én felles struktur.
– Vi undersøkte flere leverandører, men vi trengte en løsning som kunne håndtere årsmøter med digital avstemning på en enkel måte i tillegg til styrearbeidet. Da vi skjønte at Bård hadde alt dette og andre nyttige funksjoner, ble valget enkelt. Bonusen var at regionene også fikk sin egen styreportal, sier Grønvik.
Slik ble Bård det naturlige valget
For Spir handlet valget om å finne et system som både var lett å ta i bruk og robust nok til en stor organisasjon. Her skilte Bård seg tydelig ut. Regionene fikk egne områder, styrene kunne jobbe i samme struktur, og årsmøtene kunne planlegges og gjennomføres mye mer smidig enn tidligere.
– Bård var mer intuitivt og hadde alt vi trengte, sier generalsekretær Anna Grønvik.
Wina Holmedal, partneransvarlig i Bård utdyper hvorfor løsningen passet Spir så godt:
– Spir har mange medlemmer og komplekse årsmøter. De trengte en måte å gjennomføre digitale valg på som var enkel, ryddig og trygg. At de kan forberede valgene på forhånd, holde dem åpne over tid og slippe manuell stemmetelling, gjør en stor forskjell. Løsningen fungerer like godt for digitale som for hybride årsmøter, noe Spir bruker aktivt.
I tillegg trekker Spir fram supporten hos Bård som et tydelig pluss:
– De er tilgjengelige og viser oppriktig interesse for å hjelpe oss. Det betyr mye i en organisasjon som vår, sier Anna.
Når alle jobber likt blir alt enklere
For Spir har det gjort en stor forskjell at alle styrene nå jobber i samme system. Prosjektleder Anders K. Nordvik sier at oversikten har blitt langt bedre:
– Alt er samlet på ett sted og skrives i samme format. Før hadde vi ulike maler og lagret dokumenter på forskjellige steder. Nå gjennomføres alle møter likt og alt lagres på samme måte.
Det har også gjort samarbeidet enklere mellom folk som kommer fra ulike arbeidsplasser og IT-miljøer. Tidligere slet flere med SharePoint og Teams fordi arbeidsgiverne hadde forskjellige systemer og sikkerhetskrav.
Anders trekker også frem to konkrete tidsbesparelser:
– Referatene opprettes automatisk, så vi slipper å sende dem inn til sekretariatet. Og saksforberedelser og referentarbeid er mye enklere når alt kan skrives rett inn i Bård.
Alt dette gir ryddighet, forutsigbarhet og en tryggere overgang når folk bytter roller.
Fordelene Spir trekker frem
Spir opplever at styrearbeidet har blitt både enklere og mer oversiktlig etter at de tok i bruk Bård. De trekker særlig frem:
- digitale valg og avstemminger som er enkle å gjennomføre
- mindre manuelt arbeid og færre feilkilder
- en struktur som fungerer for både hovedstyret og regionene
- dokumenter og møter som alltid følger samme format
- bedre innsyn og ryddighet på tvers av organisasjonen