Kjell Inge Oftedal er styreleder i Bogafjell Idrettslag i Sandnes – et ungt idrettslag som vokser raskt. Hovedstyret består av leder, nestleder, kasserer, leder for fotball, leder for håndball og flere styremedlemmer. Alle samarbeider om styrearbeidet gjennom Bård.
Styret har rundt ett møte i måneden og er et aktivt og engasjert styre.
– Det er hverken våre penger eller våre barn. Det er en krevende balanse å gjøre det beste for barn og ungdom innenfor de økonomiske rammene vi har. Du skal hele tiden balansere sportslig tilbud og økonomi. Vårt viktigste ansvar er å få til det vi ønsker å få til – og Bård hjelper oss med nettopp det, sier Oftedal.
Trengte et system for å følge opp vedtak
Tidligere foregikk mye av styrearbeidet på papir, og senere i digitale dokumenter som lå spredt i ulike systemer. Selv om styrene gjorde gode vedtak, ble ikke alt fulgt opp fordi ansvaret var uklart.
– Det startet med at kontrollutvalget begynte å stille spørsmål. De ville vite hvordan vi kunne være sikre på at vedtak faktisk ble fulgt opp. Da innså vi at vi trengte et system, forteller Oftedal.
I Bård kan han nå tagge folk, følge opp oppgaver, og se hvem som har lest og signert dokumenter. Ingenting faller mellom stolene.
Mange som skal samarbeide
Idrettslaget har i tillegg sportslige utvalg for både håndball og fotball. Her skjer det mye arbeid som tidligere ble dokumentert i helt andre dokumenter enn hovedstyret brukte. Det skapte misforståelser og manglende oversikt.
Nå kan hovedstyret enklere følge med på hva utvalgene jobber med, og samarbeidet og oppfølgingen er blitt mye bedre.
Bård ga oversikt og bedre kontinuitet
Selv da de gikk over til digitale dokumenter, var det utfordrende å få kontroll på deling og tilgang. Da idrettslaget tok i bruk en styreportal fikk de endelig oversikten de manglet.
– I et styre som vårt forsvinner historikk og dokumentasjon fort når folk kommer og går. Nå er alt sporbart og samlet på ett sted.
Enkelt selv for de uten IT-kompetanse
Bogafjell har tidligere prøvd andre systemer for styrearbeid, men er ikke i tvil om at Bård er den beste løsningen for styrearbeid i idrettslag.
– De fleste hos oss jobber frivillig og har fulltidsjobber ved siden av. Det er heller ikke alle som har like høy IT-kompetanse. Da må systemet være enkelt. Andre portaler har rett og slett vært for kompliserte å bruke, sier Oftedal.
Han understreker at de ikke har tid til å lære opp nye styremedlemmer i vanskelige digitale systemer. Bård fungerer uten opplæring, og gjør at styremedlemmene kan bruke tiden sin bedre.
- Saksforslag er fantastisk
En av funksjonene styret setter mest pris på, er saksforslag. Når alle kan legge inn saker selv, slipper leder å sjonglere e-poster, og sakene blir bedre forberedt.
– Det sparer meg for masse e-poster – og gjør at folk faktisk bruker systemet.
At Bård er en komplett plattform med støtte for årsmøter og digital avstemning er også en stor bonus for Bogafjell.
– Årsmøtene er også enklere. Vi kan kjøre enkle avstemninger og har alt sporbart i etterkant.
De opplever også at dialogen i Bård fungerer bedre enn i andre systemer, noe som gjør det lettere å følge opp oppgaver og vedtak.