Digital signering - dette må du vite

Fordeler med digital signering

Å gå over til digital signering har mange fordeler, og er en no-brainer for de fleste bedrifter og organisasjoner. Digitale signaturer gir økt effektivitet, tidsbesparelser, forbedret sikkerhet, økonomiske fordeler og positive miljøeffekter.

La oss se nærmere på de viktigste fordelene med å kutte ut kulepennen:

• Tryggere: Hver gang en digital signatur brukes, opprettes det et revisjonsspor. Dette sporet registrerer detaljer som hvem som signerte, når det ble signert, og dokumentets innhold på signeringstidspunktet. Dette forhindrer at noen kan endre på dokumenter i ettertid, og styrker derfor avtalens pålitelighet.
• Tidsbesparende: Digital signering gjør at man ikke trenger å være fysisk tilstede på samme sted som papirene for å signere, og gjør det derfor mulig å signere dokumenter raskt og effektivt. Undertegnerne signerer hvor som helst og når som helst.
• Mer bærekraftig: Ved å gå over til digitale signaturer kutter man behovet for å bruke papir. I tillegg sparer man både postgang og behov for transport, og reduserer dermed fotavtrykket betraktelig.
• Rimeligere: I følge Difi-rapporten strategi for signeringstjenesten anslås det at gevinsten per elektronisk signerte dokument er 50 kr sammenlignet med en fysisk signatur. Du slipper altså utgifter til utskrift, skanning, fysisk arkivering og tidsbruk knyttet til dette.

Hva er egentlig en digital signatur?

Digital signering er en prosess der elektroniske signaturer brukes for å godkjenne og bekrefte integriteten til digitale dokumenter. I Norge brukes som regel BankID for å knytte signaturer til en bestemt person.

Under panseret brukes avansert teknologi for å sikre at signeringen er legitim og at dokumentet ikke har blitt endret.

Å signere dokumenter digitalt er spesielt nyttig i styrearbeid, og mange norske styrer bruker dette for å signere dokumentene sine. Eksempler på dokumenter som signeres digitalt er protokoller, årsregnskap og kontrakter.

Ulike nivåer av digitale signaturer

Rent teknisk deles digitale signaturer inn i tre nivåer: SES (simple electronic signature), AES (advanced electronic signature) og QES (qualified electronic signature).

I Norge er digitale signaturer på AES-nivå anerkjent av de ulike sektorene i samfunnet som bl.a. banker, forsikringsselskap og det offentlige, og er også det vi anbefaler til styrearbeid. Da brukes vanligvis BankID for å autentisere undertegneren.

QES er forbeholdt høyt regulerte transaksjoner på et annet nivå enn det en typisk forholder seg til i næringslivet, mens SES er en betegnelse på signaturer som ikke verifiserer identiteten til undertegneren.

Signering med og uten BankID

I tillegg til de tekniske nivåene er det vanlig å skille på det som kalles lett og sterk autentisering.

• Lett autentisering vil si at du i praksis tegner signaturen din på skjermen, eller bekrefter ved å trykke på en knapp i grensesnittet. Gjøres oftest i praksis sammen med en engangskode på SMS/e-post.
• Sterk autentisering derimot knytter din identitet mot selve signeringsprosessen, og krever at du først autentiserer deg med f.eks. BankID før du får lov til å gjennomføre selve signeringen.

Bård styreportal støtter signering med både lett og sterk autentisering, og du velger selv hvilken metode du ønsker å bruke i ditt styre. Mange av våre kunder har f.eks. utenlandske styremedlemmer, og åpner derfor opp for signering uten BankID for disse.