Hva er en styreportal?
Finn ut hva en styreportal er, hvordan den forenkler hverdagen for deg som styremedlem, og hvordan du kommer i gang med styreportal i ditt styre.
Alt det praktiske rundt styrearbeid kan ofte være en utfordring. For mange betyr det tidkrevende formaliteter og lange styremøter med uforberedte deltagere. Her kommer styreportalen inn som en god hjelper i hverdagen for styret.
I denne guiden skal vi forklare deg hva en styreportal er, og hvordan den kan gjøre hverdagen enklere for styret ditt. Vi skal også se på hva som skiller styreportaler fra andre måter å organisere styrearbeidet, se på de de viktigste funksjonene og hvilke fordeler et styre som bruker styreportal har.
Hva er en styreportal?
En styreportal er en digital plattform som gjør styrearbeidet enklere ved å samle alt dere trenger på ett sted. Du slipper lange e-posttråder og delte mapper i øst og vest.
Med portalen slipper dere å bruke flere ulike systemer til styrearbeidet. Praktiske funksjoner som digital signering, enkel oppgaveoppfølging og smidig møtegjennomføring gjør jobben både raskere og mer oversiktlig.
I tillegg gir en styreportal sikker tilgang til møteinnkallinger, referater, dokumenter og verktøy for kommunikasjon. Uansett om du sitter på kontoret eller er på reise, kan du være trygg på at informasjonen deles sikkert med de andre styremedlemmene. Alle i styret har tilgang til det de trenger, i tillegg til at alt er på stell når det kommer til sikkerhet og personvern.
Dette fører til bedre samarbeid og mer effektive styremøter, samtidig som det blir enklere å holde styret oppdatert. I tillegg gjør portalen det lettere å følge opp saker mellom møtene og fordele ansvar. Ved å samle styrearbeidet på ett sted, sparer dere tid og kan bruke mer tid på det som virkelig betyr noe.
Hvordan fungerer en styreportal?
En styreportal som Bård er bygget for å gjøre styrearbeidet både enklere, mer profesjonelt og sikrere. Hvert styremedlem har sin egen innlogging, og logger sikkert inn via nettleseren fra en PC, tablet eller mobil. Du trenger altså ikke å installere noe – en nettleser og internettforbindelse er alt som trengs.
Når du logger inn, møtes du av et oversiktlig dashboard som viser det viktigste, som kommende møter, dokumenter eller oppgaver som venter på oppfølging.
Hvert enkelt styre bestemmer hvilke rettigheter styremedlemmene skal ha i portalen. For eksempel vil styreleder kunne ha tilgang til flere funksjoner enn vanlige styremedlemmer. I tillegg er det mulig å styre hvem man ønsker å dele bl.a. dokumenter med. Dette sikrer at alle har det de trenger, samtidig som sensitiv informasjon er godt beskyttet.
En annen viktig funksjon er integrasjon med kalenderen din. Når et møte legges inn i styreportalen, kan det automatisk vises i kalenderen du bruker daglig. Dette gjør det enklere å holde styr på styremøtene.
Varslinger er også sentralt i portalen. Du mottar varsler om oppdateringer, som nye kommentarer, dokumenter, endringer i møteplanen eller oppgaver som krever din oppmerksomhet. Det betyr at du ikke trenger å logge deg på bare for å sjekke om det har skjedd noe nytt.
I tillegg til tekniske løsninger som gjør hverdagen enklere, er portalen designet med tanke på sikkerhet. All informasjon i portalen er derfor kryptert og lagres på en måte som oppfyller strenge krav til datasikkerhet. Dette er spesielt viktig for styrearbeid hvor det ofte diskuteres sensitive saker.
Hva er alternativene til styreportal?
Det finnes flere ulike måter å organisere arbeidet i et styre på. Her er noen av de vanligste alternativene til en styreportal:
E-post
Mange styrer deler fortsatt dokumenter og informasjon via e-post. Dette er lett tilgjengelig, men kan fort bli uoversiktlig. Det er for eksempel vanskelig å holde styr på ulike versjoner av dokumenter, hvem som har svart på hva, og å finne tilbake til tidligere diskusjoner. I tillegg er ikke e-post den tryggeste løsningen for å dele sensitiv informasjon.
Delte mapper (f.eks. Google Drive eller Dropbox)
Verktøy som Google Drive og Dropbox er populære fordi de lar dere dele filer raskt og digitalt. Det fungerer bra for enkel fildeling, men gir ofte dårlig oversikt når mengden dokumenter øker. Slike løsninger mangler også funksjoner laget spesielt for styrearbeid.
Teams, Slack eller andre kommunikasjonsverktøy
Løsninger som Microsoft Teams og Slack er gode når styret skal snakke sammen og koordinere hverdagen. Men disse er først og fremst laget for rask kommunikasjon, og fungerer dårligere for lagring av viktige dokumenter, oversiktlige møteinnkallinger og dokumentasjon av vedtak.
Papir
Noen styrer bruker fremdeles papirbaserte løsninger, som utskrift og utdeling av sakspapirer. Dette er velkjent og trygt for mange, men samtidig tungvint. Det krever tid å forberede dokumentene, og ved endringer må man skrive ut og sende papirer på nytt. Papirdokumenter gjør det også vanskeligere å holde informasjonen oppdatert og tilgjengelig for alle.
Regneark
Mange bruker Microsoft Excel ofte for å holde oversikt over møter, oppgaver og hvem som har ansvar for hva. Dette kan fungere greit i små styrer, men det krever mye manuell jobb. Regneark har også lite automatikk, så oppdateringer og endringer blir fort tidkrevende. Funksjoner som automatisk varsling eller dokumentdeling mangler også.
ChatGPT
Noen styrer bruker også ChatGPT eller andre AI-verktøy som en digital assistent i styrearbeidet. AI kan for eksempel hjelpe med å oppsummere lange dokumenter, foreslå formuleringer til vedtak, eller gi raske svar på faglige spørsmål. Men ChatGPT er ikke laget for verken å lagre eller dele sensitiv informasjon og er mer å anse som et verktøy heller enn en plattform.
Prøv styreportal gratis
Er du nysgjerrig på om en styreportal kan være noe for ditt styre? Med Bård får dere en 30 dagers gratis prøveperiode helt uten forpliktelser. Registrer deg nå, kom i gang på 2 minutter og test styreportalen i eget tempo.
Viktige funksjoner i en styreportal
En styreportal forenkler arbeidet, fremmer effektivt samarbeid og gjør det lettere for hvert styremedlem å bidra med sin ekspertise.
Dette er nøkkelfunksjonaliteten i styreportalen Bård:
Sikker dokument-deling
Med en styreportal kan alle dokumenter i styret deles på en sikker måte, uten risikoen som følger med e-post og delte mapper på ulike skytjenester. Kryptering beskytter sensitive opplysninger, og tilgangsstyring sikrer at kun autoriserte personer kan se eller redigere dokumenter.
I tillegg lagres alle dokumenter på ett sted, slik at styremedlemmer enkelt finner det de trenger før møter.
Møtegjennomføring
En styreportal som Bård forenkler alt som har med styremøtene å gjøre. Før møtene hjelper portalen til med å finne hvilke tidspunkt som passer for alle deltagerne, og hjelper møteleder å sette opp sakslisten med tilhørende dokumenter.
Under møtet kan portalen brukes til å ta notater og automatisk generere referater basert på sakslisten og diskusjoner i møtet. Dette sparer tid ved at referatene er klare til signering så snart møtet er ferdig.
Etter møtene sikrer Bård at dokumentasjonen oppbevares trygt og etter kravene, slik at både eksisterende og nye styremedlemmer har tilgang til beslutninger som er tatt.
En moderne styreportal gjør det også mulig å gjennomføre styrearbeidet helt uten møter, ved å sikre at formalitetene rundt beslutningene blir riktig dokumentert og juridisk korrekt uansett hvilken behandlingsmetode styret ønsker.
Oppfølging av oppgaver
Tildeling og oppfølging av oppgaver blir enklere med en styreportal. Oppgaver kan knyttes til møter eller spesifikke saker, og styremedlemmer får varsler om frister og endringer.
Portalen gir en samlet oversikt over alle oppgaver, hvem som har ansvar for dem, og hvilke som er fullført. Dette sikrer bedre oppfølging og tydelig ansvarsfordeling.
Det er også mulig å sette opp repeterende oppgaver som går igjen gjennom året og fordele disse til styremedlemmene som skal være ansvarlige.
Sentralisert kommunikasjon
I stedet for å bruke ulike plattformer som e-post og Messenger, kan all kommunikasjon samles i styreportalen. Dette gjør det enklere å holde oversikt over diskusjoner og beslutninger.
Diskusjoner kan knyttes til spesifikke saker eller møter, eller bare deles med utvalgte styremedlemmer. Dette reduserer risikoen for at viktig informasjon blir borte eller oversett, samt at det gir full fleksibilitet i forhold til hvem man ønsker å involvere i diskusjonene.
Digital signering
Med en integrert løsning for digital signering kan styremedlemmer signere dokumenter direkte i portalen, uten at man trenger å printe eller scanne dokumenter.
Bård styreportal støtter signering både med og uten BankID.
Signaturene er juridisk bindende og oppfyller kravene til sikkerhet og autentisering. Dette sparer tid og reduserer unødvendig papirarbeid.
Maler og veiledere
Portalen inneholder et stort bibliotek med ferdige maler og veiledere for vanlige styreoppgaver. Dette sikrer at dokumentasjonen styret lager holder høy kvalitet og oppfyller de juridiske kravene.
Generalforsamling og årsmøte
En styreportal gjør det enklere å planlegge, gjennomføre og dokumentere generalforsamlingen. Portalen gir aksjonærene mulighet til å logge seg på for å få tilgang til dokumentene og sakene. Dette sikrer at deltakerne er godt forberedt før møtet.
Under selve generalforsamlingen brukes styreportalen til digital avstemning, protokoll og digital signering. Etter møtet lagres protokollen sikkert, slik at den er oppbevart korrekt etter aksjeloven.
Konsernfunksjonalitet
For selskaper i konsern tilbyr styreportalen funksjonalitet for å administrere alle styrene fra samme plattform. Dette gjør det enkelt å bytte mellom ulike selskaper og holde oversikt over deres møter, dokumenter og beslutninger.
Rapportering på tvers av selskaper kan også forenkles, med mulighet for å samle nøkkeltall, møteprotokoller og annen informasjon i et sentralt dashboard. Dette gir styret bedre innsikt og effektiviserer arbeidet på tvers av konsernet.
For lag og foreninger er det enkelt å administrere styrearbeidet på tvers av avdelinger.
AI-verktøy
AI-funksjoner i styreportalen kan hjelpe styremedlemmene med å arbeide mer effektivt. For eksempel kan AI oppsummere lange tekster eller foreslå tekst til møteinnkallinger og referater.
Ved å bruke AI kan styremedlemmer fokusere på strategiske oppgaver, mens portalen tar seg av tidkrevende detaljer. Dette gir også økt presisjon i skriftlig materiale.
Oversikt over nøkkeltall
Styreportalen gir styret enkel tilgang til de viktigste KPI-ene for selskapet. Gjennom integrasjonen med regnskapssystemer kan Bård sette opp automatiske dashboard for
Informasjonen oppdateres automatisk, slik at styret alltid har tilgang til de nyeste tallene.
Årshjul og årsplanlegging
Årshjulet i styreportalen gjør det mulig å sette opp og visualisere styreåret. Planleggeren hjelper til med å velge hvilke saker man skal gjennom i løpet av året, og hjelper med å sikre at alle områder styret skal innom i løpet av året er ivaretatt.
Uforpliktende prøveperiode 👋🏻
Usikker på om styreportal er noe for dere? Prøv Bård gratis i 30 dager og finn ut selv. Ingen skjulte betingelser, og du er oppe og kjører på under 2 minutter. Enklere blir det ikke.
Fordeler med å bruke en styreportal
En styreportal gir mange fordeler som bidrar til å gjøre styrearbeidet mer effektivt, sikkert og strukturert. Her er noen av de viktigste:
Sparer tid i styrearbeidet
En styreportal automatiserer mange av de tidkrevende oppgavene i styrearbeidet, slik at dere kan bruke mer tid på strategiske diskusjoner og mindre på administrasjon. For eksempel kan møteinnkallinger, referatgenerering og oppgavefordeling gjøres direkte i portalen uten behov for manuelle prosesser.
Med alle dokumenter og oppgaver samlet på ett sted, slipper styremedlemmer å lete gjennom e-poster eller mapper. Varslinger og påminnelser sikrer også at alle holder seg oppdatert, uten unødvendig tidsbruk.
Gir bedre kontroll over dokumenter
Styreportaler gir en samlet og strukturert oversikt over alle styredokumenter, noe som gjør det enkelt å finne det du trenger når du trenger det. Dokumenter oppdateres automatisk, og tidligere versjoner lagres, slik at dere alltid har full historikk tilgjengelig.
Noen nøkkelfunksjoner inkluderer:
- Søkefunksjon: Finn raskt dokumentene du leter etter ved å søke på tvers av møter og saker.
- Deling med eksterne: Skal revisor eller regnskapsfører ha tilgang til enkeltdokumenter gjøres dette enkelt via portalen.
- Knytt dokumenter enkelt til møter: Hvis et dokument skal diskuteres i et møte kobles det enkelt til den gjeldende saken.
Styreportalen sørger for at all informasjon håndteres trygt og i tråd med dagens krav til datasikkerhet. Kryptering beskytter innholdet både når det lagres og når det deles, og tilgangsstyring sikrer at kun autoriserte personer kan se eller redigere dokumenter.
Dette er spesielt viktig for styrearbeid, hvor det ofte behandles sensitiv informasjon om strategi, økonomi og ansatte. I tillegg sikrer digitale signaturløsninger at dokumenter kan signeres sikkert uten risiko for datalekkasjer.
Effektiviserer kommunikasjon i styret
All kommunikasjon kan samles i portalen, noe som gir en strukturert og oversiktlig måte å holde diskusjoner og utveksle informasjon på. I stedet for å bruke e-poster, meldingsapper eller uformelle kanaler, kan styret føre diskusjoner knyttet direkte til saker eller møter.
Med funksjoner som gruppechatter, saksspesifikke diskusjonstråder og deling av vedlegg i sanntid, blir det enklere å holde seg oppdatert. Dette reduserer risikoen for at viktig informasjon går tapt eller overses.
Sikrer etterlevelse av lovpålagte krav
En styreportal gjør det enklere å etterleve lover og regler som gjelder for styrearbeid. Dokumenter som møteprotokoller, signerte vedtak og regnskapsrapporter lagres sikkert og kan enkelt hentes frem ved behov.
Portalen hjelper også styret med å følge formelle krav, som riktig dokumentasjon av beslutningsprosesser og oppbevaring av historiske data. Dette er spesielt viktig for å unngå juridiske utfordringer eller problemer med myndighetene.
Sørger for nødvendig oversikt over økonomien
Med integrasjoner til regnskapssystemer og andre datakilder kan styreportalen gi en oppdatert oversikt over nøkkeltall (KPI-er). Dette kan inkludere økonomiske indikatorer, fremdrift på prosjekter eller andre viktige målinger for styret.
Dashboards presenterer nøkkeltall på en visuelt intuitiv måte, slik at dere raskt kan se hvordan selskapet presterer. Noen vanlige funksjoner:
- Grafer og diagrammer: For visualisering av økonomi, salg eller andre KPI-er.
- Automatisk oppdatering: Sørger for at tallene alltid er korrekte.
- Tilpasning: Velg hvilke nøkkeltall som er mest relevante for styret.
Forbedrer samarbeidet mellom styremedlemmer
En styreportal gir alle styremedlemmer tilgang til samme informasjon og verktøy, noe som legger til rette for bedre samarbeid. Med oppdaterte dokumenter, tydelig oppgavedeling og muligheten for digitale diskusjoner blir det enklere å jobbe sammen, selv når styremedlemmer er geografisk spredt.
Samarbeidet styrkes også av at alle beslutninger og oppgaver dokumenteres tydelig i portalen, noe som reduserer risikoen for misforståelser eller uenigheter.
Gjør det enklere å følge opp oppgaver og vedtak
Oppgavehåndtering er en sentral del av styrearbeidet, og en styreportal gir full oversikt over tildelte oppgaver og deres status. Hvem har ansvaret for hva? Hva er fristen? Er oppgavene fullført? Alt dette vises i en strukturert liste.
I tillegg kan portalen:
- Varsle om frister: Styremedlemmer får påminnelser om kommende deadlines.
- Spore fremdrift: Se hvilke oppgaver som er påbegynt eller ferdige.
- Knytte oppgaver til saker: Gjør det enklere å forstå konteksten rundt en oppgave.
Minimerer risikoen for menneskelige feil
Ved å bruke en styreportal elimineres mange av de manuelle prosessene som kan føre til feil. Automatisk generering av referater, oversiktlige oppgavelister og påminnelser reduserer risikoen for at viktige oppgaver glemmes eller informasjon mistolkes.
I tillegg sikrer funksjoner som versjonskontroll og tilgangsstyring at feil håndtering av dokumenter unngås. Styreportalen fungerer som et verktøy for å holde alt strukturert og riktig, selv når det er mange detaljer å holde styr på.
Reduserer fotavtrykket
En styreportal bidrar til å redusere styrets miljøavtrykk ved å digitalisere prosesser som ellers krever papir og transport. Møteinnkallinger, sakslister og protokoller deles og lagres digitalt, noe som eliminerer behovet for utskrifter og fysisk arkivering.
Videre legger portalen til rette for digitale møter og beslutningsprosesser, som reduserer behovet for reisevirksomhet. Dette er ikke bare kostnadseffektivt, men også et viktig bidrag til å minimere karbonavtrykket og ta miljøansvar på en konkret måte.
Prøv Bård styreportal gratis
Registrer deg for en 30 dagers prøveperiode på Bård styreportal uten forpliktelser for ditt styre. Ingen betalingsdetaljer nødvendig – og kontoen utløper automatisk hvis du ikke vil fortsette.