Ofoten Brann og Redning samler styrearbeidet på tvers av eierkommunene

Ofoten Brann og Redning IKS har ansvar for brann- og redningsoppgaver på vegne av eierkommunene Narvik, Gratangen og Lødingen. Som interkommunalt selskap opererer de i spennet mellom politisk styring og forretningsmessig drift, med høye forventninger til dokumentasjon, sporbarhet og etterprøvbarhet.

Utfordring

Som interkommunalt selskap har Ofoten Brann og Redning høye forventninger til dokumentasjon og sporbarhet – både internt mellom eierkommunene og utad mot publikum. Vedtak og beslutninger må kunne etterprøves, protokoller arkiveres og rapporter deles på en ryddig måte. Tidligere var mye av dette løst med manuelle rutiner der dokumentasjonen lå spredt på tvers av systemer.

Strukturen i et IKS – med representantskap oppnevnt av eierkommunene som øverste organ, et styre og flere arbeidsutvalg – gir betydelig administrativ aktivitet. Mange aktører skal ha tilgang til samme dokumentasjon, fra ordførere og kommunedirektører til ledelse, styremedlemmer og revisor. Med eierkommuner spredt geografisk ble digitale møter og enkel signering nødvendig for å holde tempo i en travel hverdag.

Løsning

Ofoten Brann og Redning samlet styrearbeidet i Bård for å få alt på ett sted. Møter forberedes, gjennomføres og arkiveres i portalen, og protokollen leveres klart til signering. Automatisk lagring sørger for at etterarbeidet er unnagjort når møtet er over.

Tilgangsstyringen gjør det enkelt å dele dokumentasjon med revisor og andre eksterne uten å gi fra seg kontrollen – riktige personer får tilgang til riktig mappe, og de henter ut det de trenger selv. Arbeidsutvalg som arbeidsmiljøutvalget og informasjons- og drøftingsmøter er satt opp som egne grupper i Bård, slik at ledelsen har alle møtearenaene sine samlet ett sted.

For styremedlemmene er brukeropplevelsen avgjørende. De logger seg inn, leser seg opp på sakene og finner dokumenter uten å måtte lære seg et tungt system. Ferdige maler gjør det også lettere for nye styremedlemmer uten tidligere erfaring å komme raskt i gang.

Bjørn Erik Rønningen·Brann- og redningssjef, Ofoten Brann og Redning IKS
"Det beste med Bård er at det er enkelt å bruke – avansert der det trengs, uten at man må bruke mye tid på å sette seg inn i det. Vi fikk alle våre behov dekket, så det var et enkelt valg."

Dette er de viktigste gevinstene

Alt samlet på én plass Møter, protokoller, signering og arkivering i samme portal – slutt på spredt dokumentasjon og manuelt etterarbeid.

Tilgangsstyring på tvers av eierkommuner Egne grupper for styre, representantskap og arbeidsutvalg, og mapper som kan deles trygt med revisor og andre eksterne.

Fornuftig pris for kommunale eiere Bård tilbydde en totalpakke som var rimeligere enn alternativene, uten at de måtte gi slipp på funksjonalitet. Frigjør økonomi og tid som heller kan brukes på beredskap og forebygging.

3 viktige funksjoner for Ofoten Brann og Redning IKS