Kort fortalt bør instruksen som et minimum angi hvilke saker som skal behandles av styret, daglig leders oppgaver og plikter overfor styret, samt regler for innkalling og gjennomføring av møter.
Hvem må ha styreinstruks?
Det er ikke krav om styreinstruks i alle selskaper, men aksjeloven stiller krav til dette i selskaper hvor ansatte er representert i styret, og i allmennaksjeselskaper.
Utover dette kan en instruks uansett være nyttig for å tydeliggjøre rollefordeling, sikre struktur og bidra til et mer effektivt og profesjonelt styrearbeid.
Styreinstruksen fastsettes av styret selv og gjelder i tillegg til selskapets vedtekter og aksjeloven. Mens vedtektene er selskapets «grunnlov» og regulerer overordnede forhold, gir styreinstruksen mer detaljerte regler for hvordan styret skal organisere sitt arbeid i praksis.
Hva bør styreinstruksen inneholde?
Det finnes ingen fasit på hvor omfattende en styreinstruks skal være. Noen selskaper velger en enkel instruks som kun dekker lovens minstekrav, mens andre legger inn mer detaljerte retningslinjer.
Uansett tilnærming er det en del bestemmelser som det er fornuftig å ha med for å sikre tydelighet og struktur i styret:
Hvilke saker som skal styrebehandles
Det bør fremgå hvilke saker styret alltid skal behandle, som strategiske beslutninger, økonomiske forhold og saker av uvanlig art eller stor betydning.
Fordeling av oppgaver
Instruksen kan beskrive hvordan oppgaver fordeles mellom styrets medlemmer, og særlig hvilke særskilte oppgaver som tilligger styreleder. Dette bidrar til tydelighet i ansvarsforholdene og gjør arbeidet mer effektivt.
Daglig leders oppgaver og plikter
Instruksen bør tydeliggjøre hvilke saker daglig leder kan avgjøre, hva som skal løftes til styret, og hvordan rapportering skal skje.
Innkalling og møtebehandling
Det bør angis hvordan og når møter innkalles, hvilke frister som gjelder, og hvordan styrebehandling kan gjennomføres både i fysiske møter og elektronisk.
Hvordan skrive protokoll
Instruksen bør regulere hvordan styreprotokollen skal føres, hvem som har ansvar for dette, og hvordan signering og oppbevaring skjer.
Habilitet og taushetsplikt
Det bør gis regler om hvordan interessekonflikter håndteres og hvilke krav som gjelder til konfidensialitet under og etter styrevervet.
Årsplan for styret
En oversiktlig plan for faste aktiviteter, som behandling av regnskap, budsjett og strategi, gir struktur og forutsigbarhet i styrearbeidet.
Hvordan evaluere styrets arbeid
Instruksen bør fastsette hvordan styrets arbeid jevnlig evalueres og hvordan styreinstruksen skal oppdateres ved behov.
Styreportal gjør det enklere å følge instruksen
Selv den mest gjennomtenkte styreinstruksen er lite verdt hvis den ikke følges i praksis. Her kan programvare som Bård være til stor hjelp. Når instruksen er integrert i arbeidsverktøyet styret bruker til daglig, blir det naturlig å følge retningslinjene.
Strukturerte møtemaler som sikrer at alle nødvendige punkter behandles, innebygd årshjul og et rammeverk for møtegjennomføringen gjør at instruksen lever i styrearbeidet og ikke bare i et dokument.
På denne måten blir også styreinstruksen det den skal være: et praktisk verktøy som bidrar til mer effektivt og profesjonelt styrearbeid.
