Prøv Bård gratis i 30 dager

Digital ketchup-effekt for Kulturoperatørene

12. mars 2020 stenges Norge ned. I løpet av noen timer mister Kulturoperatørene alt av arbeidsoppdrag. 12. februar 2021 produserer eventbyrået 12 timer sammenhengende direktesending fra hele verden – i starten av et år som ga dem omsetningsrekord.

Hva gjør du når fundamentet som bedriften og forretningsideen din er bygget på, bokstavlig talt forsvinner over natten? Det hendte Kulturoperatørene da landet stengte ned som følge av covid-19 i mars 2020.

Kulturoperatørene ble etablert i 2007, og er i dag et av Vestlandets fremste eventbyrå og produksjonsselskaper. Byrået leverer produksjon av arrangementer og events innenfor et stort spekter, som konferanser, jubileer, markeringer, prisutdelinger, kongresser, åpninger, utstillinger og festmiddager.

TV 2, Nordiske Mediedager, Sparebanken Vest, Viking Cruises, Mediebedriftenes landsforening, Universitetet i Bergen,Cognite og Holbergprisen er bare noen av byråets mange faste kunder.

I 2014, 2015 og 2016 ble Kulturoperatørene kåret til Gasellebedrift. Men i dagene etter 12. mars 2020 holdt altså alt på å gå skeis. Den ellers så fulle oppdragsboka var så godt som tom og flere ansatte i byrået ble delvis permittert.

Flygende start

– Da alt av fysiske events og arrangementer ble avlyst, måtte vi mildt sagt snu oss raskt rundt, sier daglig leder og partner i Kulturoperatørene, Øyvind Storheim.

Bedrifter og arrangører av mange ulike events var raske med å gjøre formidlingen av sine arrangementer heldigitale.

Samtidig gikk folk også kjapt lei det å overvære digitale arrangementer via Teams og lignende løsninger. Vi hadde tidligere arbeidet med tv-produksjon som en del av live-events, og prioriterte kjapt å satse på digitale produksjoner med høyere kvalitet på bilde og lyd.

Konseptet hvor Storheim og co. laget digitale flerkameraproduksjoner med TV-kvalitet på både bilde og lyd, fikk en flying start etter deres samarbeid med Nordiske Mediedager i mai 2020.

Oppdragsmengden eksploderte

– Nordiske Mediedager var alt ferdig booket og skulle funnet sted tidlig i mai 2020. Da det ble umulig å samle folk, gikk vi i gang med å produsere en miniversjon av festivalen fra et studio vi bygget opp i Oslo. Innlegg og foredrag fra studio ble produsert og formidlet i TV-kvalitet, hvor de allerede bookede internasjonale foredragsholderne satt hjemme i sine respektive land og deltok via link.

De gode tilbakemeldingene fra publikum og arrangør lot ikke vente på seg. Den digitale utgaven av Norske Mediedager ble en umiddelbar suksess.

– Arrangementet var med på å skape en ketchup-effekt for oss. Bestillingene på lignende produksjoner rant inn, og i løpet av 2020 produserte vi rundt 100 digitale arrangementer. Og i 2021 var antallet rundt 200, forteller Storheim.

Til sammenligning arbeidet Kulturoperatørene med rundt 40 større arrangementer årlig før pandemiens ankomst. Med 200 digitale produksjoner i 2021, hadde eventbyrået sin nest høyeste omsetning siden oppstarten i 2007.

Positiv effekt

Det strategiske valget om å satse på formidling av digitale arrangementer i høy kvalitet førte til raske omprioriteringer og kjapp kompetanseheving for de ansatte i Kulturoperatørene.

– Vi måtte hele tiden finne nye løsninger å ta i bruk, og vi vokste i antall ansatte og utvidet vårt kunnskap- og fagfelt mens vi holdt på, sier Storheim, og konkluderer:

– Etter endt periode med tiltak knyttet til pandemien, sitter vi igjen med økt kompetanse knyttet til både hybride, fulldigitale og fysiske arrangementer. Så alt i alt hadde de restriktive tiltakene en positiv effekt på oss – selv om det har vært knallhardt arbeid underveis.

Enklere og mer effektivt styrearbeid

For mer effektive prosesser knyttet til styrearbeid, benytter Kulturoperatørene det digitale styreverktøyet Bård.

– Vi streber etter å ha så korte prosesser som mulig, også hva gjelder våre styremøter og vårt styrearbeid. Dette skal naturligvis ikke gå på bekostning av etterrettelighet eller kvalitet, og Bård sikrer at alle styreprosesser og -aktiviteter blir utført, utført riktig og dokumentert, påpeker Storheim, og legger til:

– For små bedrifter som oss i Kulturoperatørene, er Bård veldig brukervennlig, nyttig og tidsbesparende. Styreverktøyets løsninger, mange av dem automatiserte, hjelper oss med å ivareta og forholde oss til alle formelle lovpålegg samt dokumentasjon- og rapportkrav som er pålagt ethvert styre.

Alt lagret og samlet på én plass

Tidligere lagret styret i Kulturoperatørene alt av rapporter og dokumenter manuelt på harddisker. Skulle et styredokument signeres, måtte dét gjøres fysisk før dokumentet ble sendt videre som brevpost. Med bruk av Bård har eventbyrået alle dokumenter og rapporter automatisk arkivert og samlet på én og samme plass.

– Nå signerer også alle styremedlemmer enkelt, direkte og digitalt i Bård, uansett hvor man måtte befinne seg, noe som er svært tidsbesparende. Styremedlemmene, regnskapssystemene våre og ev. revisorer har og får enkelt tilgang til alle våre tall og dokumenter i sanntid ved behov, forteller Storheim, før han avslutter:

– Kulturoperatørene har fokus på å ha en så miljøbevisst drift som mulig, og vi er klimanøytrale. Og med Bård har vi klart å bli helt papirløse. Selv våre store produksjonsplaner er nå kun digitale.

Prøv Bård gratis i 30 dager - ingen kompliserte registreringsskjemaer.
Prøv uten forpliktelser
Kom i gang gratis

Selv om du aldri har brukt et styreverktøy tidligere så kommer du i gang med Bård på bare noen få minutter.

Gratis prøveperiode
Ingen forpliktelser
Ingen opplæring nødvendig