Åkra Idrettslag kuttet styremøtene med én time

Utfordring

Styrearbeidet i Åkra IL var tidligere preget av Word-dokumenter som ble kopiert fra forrige møte, og en haug med vedlegg som fulgte med på e-post. Det var lett å glemme noe, og styremedlemmene møtte ofte uten å ha all bakgrunnsinfo. Daglig leder måtte bruke tid på styremøtet til å informere dobbelt opp om saker som allerede var sendt ut.

Et typisk styremøte tok 2,5 time. Protokoller måtte skrives ut og signeres fysisk, og før revisjon hendte det at daglig leder måtte ta en runde rundt i bygda for å samle signaturer. Det var også vanskelig å finne tilbake til tidligere vedtak.

Med seks avdelinger som hver har sitt eget styre, hadde hovedstyret heller ikke god oversikt over hva som skjedde rundt om i klubben.

Løsning

Åkra IL begynte med Bård i hovedstyret og har gradvis tatt det i bruk i avdelingene. Fotball og håndball bruker det aktivt i dag, og de mindre avdelingene er på vei inn. Også arrangementet Åkra Cup Håndball, som i seg selv omsetter for nesten en million kroner, har fått sin egen avdeling i Bård. Det gjør at dokumentasjon, frister og oppgaver holdes samlet, og at kunnskapen videreføres når frivillige skiftes ut.

Sakslister og vedlegg ligger nå samlet på hver enkelt sak, og styremedlemmene møter bedre forberedt. Mange spørsmål avklares i kommentarfeltet før møtet starter, og et typisk styremøte tar nå 1,5 time i stedet for 2,5. Protokollene signeres digitalt i Bård og er klare når revisor kommer.

Integrasjonen mot PowerOffice gir hovedstyret oppdaterte tall på inntekter, kostnader og bankkonto i sanntid. Hovedstyremedlemmene følger opp hver sin avdeling og kan holde seg orientert uten å være med på alle møtene. Eirik trekker frem informasjonsflyten mellom hovedstyret og avdelingene som den største gevinsten.