Helgeland Havn har kvalitetssikret styrearbeidet med Bård

Utfordring

Før Bård ble sakspapirene til havnestyret laget i Word og sendt ut på e-post. Protokollene ble skrevet ut og signert for hånd. Mye tekst måtte kopieres og skrives om mellom saksdokumentene og protokollen, og det var både tungvint og tidkrevende.

Havnestyret har representanter fra alle de fire eierkommunene. Når en underskrift manglet, måtte protokollen tas vare på helt til alle hadde signert, og det kunne ta tid.

Havnedirektør Laila Brunvold hadde brukt en styreportal i et annet styreverv, men den passet ikke behovene til Helgeland Havn.

Løsning

Havnedirektøren fikk anbefalt Bård og syntes portalen var svært intuitiv. For et selskap som håndterer kritisk infrastruktur var det også viktig at Bård har tofaktorautentisering og er norsk.

Nå oppretter havnedirektøren møtene i Bård i god tid og forbereder sakene fortløpende, helt til innkallingen sendes ut. Det har løftet kvaliteten på sakspapirene. Protokollen skrives rett i Bård og signeres digitalt med BankID, så det er ingen underskrifter å jage etter i etterkant.

Bård brukes i dag i havnestyret, representantskapet og ledergruppen. Ledermøtene tar minimalt med tid å sette opp, fordi saker kan kopieres fra ett møte til det neste. Referatet skrives i møtet, så ingenting går tapt fordi det blir liggende. I styremøtene kan havnedirektøren slå opp i tidligere saker, ordnet etter år, dato og saksliste, og svare havnestyret der og da.

Tilbakemeldingene fra styremedlemmene og eierrepresentantene er svært positive.