Bård sender automatisk kalenderoppføring og saksliste til deltagere i møter. Ønsker du i tillegg å sende annen informasjon til deltagerne, for eksempel med noe praktisk rundt gjennomføringen av møtet, kan du gjøre det her:
Du kan sende oppdateringen på SMS eller e-post. Deltagerne i møtet blir automatisk lagt til som mottakere.
Det er også mulig å sette opp maler hvis det er ting du normalt sender ut informasjon om i forbindelse med møter som gjennomføres.
Alle utsendelser i møtet blir lagret i oversikten over kommunikasjon.
Endre mottakere
I utgangspunktet sendes meldingen til alle deltagerne i møtet, men du kan endre mottakere, og f.eks. kun sende til de som er satt som til stede i møtet, eller de som ikke har svart på en innkalling.
Send en e-post
Når du sender en e-post kan du formattere tekst og legge til vedlegg i e-posten. Vedleggene legges inn som nedlastbare lenker i e-posten.
Mottakeren kan laste ned vedlegget hvis han/hun er innlogget i Bård, eller ved å oppgi en engangskode.
Send en SMS
Du kan også sende SMS til møtedeltagerne. SMS koster 1 kr per SMS per mottaker. Hvis meldingen er over 160 tegn vil teksten deles opp i flere SMSer per mottaker.
Ønsker du å endre på avsendernavnet på SMS kan du gjøre dette under Innstillinger > Utsendelser.
Maler for meldinger
Under Innstillinger > Maler > Meldinger kan du sette opp maler for meldinger du sender ut ofte. Dette kan gjøre det enklere å sende ut informasjon knyttet til møtet, hvis det f.eks. er spesielle ting du ønsker å informere om i forkant/etterkant av hvert møte.
I malen kan du både sette opp et forslag til tekst, definere mottakere og legge til eventuelle vedlegg som er aktuelle. Flettefelter kan også legges til for å gjøre meldingen mer personlig, eller for å legge inn informasjon fra møte (f.eks. datoen møtet ble avholdt).
