Du kan finne informasjon i dokumenter på to måter:
Søkefeltet øverst i Bård leter inne i saker, referater og filer, ikke bare i titlene.
Bård AI svarer på spørsmål om innholdet, oppsummerer saker og gir deg oversikt over hele mapper.
AI-søk i dokumenter er en del av Bård AI og følger med i Bård Business og Bård Plus. En oversikt over alt Bård AI kan hjelpe deg med, finner du i Slik bruker du AI i Bård.
Finn ut hvor noe står
Husker du bare et ord, et navn eller et tema? Skriv det i søkefeltet øverst i Bård, for eksempel «utbytte». Bård AI leter inne i innholdet, ikke bare i titlene, og finner tekst som handler om det samme selv om ordlyden er en annen. Det gjelder også skannede PDF-er.
Spør Bård om innholdet
Se for deg at du har en mappe med ti avtaler, og vil vite hva leieavtalen sier om oppsigelse. Åpne mappen, åpne Bård AI fra AI-ikonet øverst til høyre, og spør med vanlige ord: «Hva er oppsigelsestiden i leieavtalen for Storgata 5?». Bård finner riktig dokument og svarer med hva som står der, og hvor i dokumentet det står:
Merket Dokumenter i tekstfeltet viser at Bård bare leter i mappen du står i. Fjerner du merket, leter Bård i alt du har tilgang til. Bård AI ser aldri mer enn du selv har tilgang til.
Vil du gå dypere i ett dokument, kan du åpne det og klikke Spør Bård AI i toppraden. Da legger chatten seg ved siden av dokumentet, og du kan spørre om akkurat den filen, for eksempel «Hvilke frister nevnes i dokumentet?» eller «Hva står på side 3?»:
Forbered deg til en sak
Styret skal behandle «Inngåelse av leieavtale for nye lokaler», og du vil sette deg inn i saken før møtet. Åpne saken fra møtet, åpne Bård AI og skriv «Oppsummer saken og underlaget». Bård leser både sakteksten og vedleggene, og gir deg et kort sammendrag. Under svaret ser du hvilke dokumenter Bård har brukt:
Få oversikt over innholdet i en hel mappe
Se for deg at du er ny i styret og skal sette deg inn i alle avtalene selskapet har inngått. Åpne mappen Avtaler, åpne Bård AI og skriv «Jeg er ny i styret. Gi meg en kort oversikt over avtalene i denne mappen, én linje per avtale med motpart og når den utløper». Bård leser dokumentene i mappen og samler det viktigste i ett sammendrag, med henvisning til hvilket dokument hvert punkt kommer fra:
Lesingen skjer i bakgrunnen og kan ta noen minutter. Du følger fremdriften på et kort i chatten, og kan bruke Bård som vanlig i mellomtiden. Sammendraget tar med inntil 100 av de nyeste dokumentene i mappen, men ikke det som ligger i undermapper.
Jeg lastet nettopp opp filen, men Bård finner den ikke
Nye filer må gjennom virusskanning før Bård får lese dem, og skannede dokumenter må i tillegg gjennom tekstgjenkjenning. Det tar vanligvis bare noen minutter, så prøv igjen litt senere.
Bård finner ikke det jeg leter etter
Prøv å spørre mer konkret, gjerne med ord som står i dokumentet. «Hva står om husleie i avtalen for Storgata 5?» treffer bedre enn «finn avtalen». Sjekk også at du har åpnet riktig mappe, eller fjern kontekst-merket i tekstfeltet, så leter Bård i alt du har tilgang til. Merk at Excel-filer, bilder og opptak fra møter ikke leses.
Svaret stemmer ikke med dokumentet
Åpne dokumentet Bård viser til, og se hva som faktisk står der. Gjelder det et skannet dokument, kan tekstgjenkjenningen ha bommet på utydelig skrift, håndskrift eller tabeller. Da hjelper det med en ny skanning i bedre kvalitet, eller en PDF laget direkte fra dokumentet.
Jeg ser verken innholdstreff i søket eller knappen «Spør Bård AI»
AI-søk krever et abonnement med Bård AI, og at en superbruker ikke har slått av AI-funksjonene for organisasjonen under Innstillinger. Er du usikker på hva som gjelder for dere, ta gjerne kontakt med oss i chatten.
Søkeord: dokumentsøk, søk i filer, søk i pdf, skannet pdf, OCR, tekstgjenkjenning, oppsummere dokument, oppsummere mappe, oppsummere sak, AI-søk, dokumentanalyse