Det kan noen ganger være utfordrende å finne et møtetidspunkt som passer for hele styret. Med funksjonen "Finn møtetidspunkt" i Bård kan du enkelt sende ut en undersøkelse som hjelper styret med å velge det beste tidspunktet.
Hvordan fungerer det?
Møteleder setter opp noen alternative tidspunkter for møtet.
Deretter sendes det ut en e-post til deltagerne, hvor de blir bedt om å velge hvilke tidspunkter som passer for dem.
Når alle har svart, vil Bård finne det beste tidspunktet. Møteleder kan enkelt bekrefte ønsket møtetidspunkt.
Hvordan setter jeg dette opp?
Begynn med å åpne dialogen for møtetidspunkt:
Klikk deretter på "Finn møtetidspunkt" nederst:
Bård foreslår automatisk tre alternativer for møtetidspunkt, men du kan endre eller fjerne disse. Du kan legge til opptil 10 alternativer, men vi anbefaler å holde deg til 3–5 tidspunkter som styret kan stemme over. Dette er som regel nok for å finne et tidspunkt raskt, uten å overvelde deltagerne med for mange valg. Bård antar at du selv kan delta på møtetidspunktene som legges inn her.
Når du har satt opp tidspunktene for møtet, kan du forhåndsvise e-posten som skal sendes ut til deltagerne. Du kan velge å legge til en tilpasset melding dersom du ønsker å gi litt ekstra informasjon. Når alt er klart, klikker du på "Send"-knappen. Deltagerne mottar da en e-post med en lenke hvor de enkelt kan velge hvilke tidspunkter som passer best for dem.
Hvordan legger jeg til flere alternativer etter at undersøkelsen har startet?
Klikk på "Finn møtetidspunkt" øverst her:
Deretter klikker du på "Rediger alternativer":
Her kan du legge til nye alternativer eller fjerne tidspunkter som ikke har fått noen stemmer. Du kan også sende et e-postvarsel til deltagerne om at avstemningen er oppdatert ved å krysse av for dette nederst.
Hvordan avbryter jeg en undersøkelse?
Klikk på knappen "Finner møtetidspunkt". Klikk deretter på menyen øverst til høyre og velg "Avbryt undersøkelsen".
Hvordan ser jeg hva folk har stemt på?
Klikk på knappen "Finner møtetidspunkt".
Du kan også vise resultater fra tidligere avsluttede undersøkelser ved å gå til loggen over kommunikasjon i møtet.
Hvordan avslutter jeg undersøkelsen og setter møtetidspunkt?
Du kan når som helst vise fortløpende resultater ved å klikke på "Finner møtetidspunkt"-knappen. Her vil du kunne klikke på "Sett som møtetidspunkt" på ønsket alternativ.
Dersom Bård har funnet et optimalt tidspunkt automatisk, vil dette vise tydelig inne på møtet.
Hvordan gjør vi det dersom vi må flytte møtet?
Så lenge du ikke har markert at møtet er startet kan du kjøre en ny undersøkelse om møtetidspunkt. Klikk på kalenderikonet og "Finn møtetidspunkt" nederst.
NB: Dersom det allerede er sendt ut en kalenderinvitasjon, kan det være lurt å først sende en avlysning av møtet før du starter en ny undersøkelse – spesielt hvis det er kort tid igjen til det inviterte møtetidspunktet. Les mer om avlysning i denne artikkelen.
Søkeord: Doodle, Calendly