Med Bård kan du opprette en filstruktur akkurat som du ønsker. Den kan brukes både til lagring av dokumenter for styret eller til å dele filer med andre, for eksempel en regnskapsfører eller revisor.
På denne måten slipper du å sende dokumenter på e-post, og du har alltid kontroll på hvem som har tilgang til filene.
Del en mappe
Mapper på toppnivå kan deles med andre. For å dele en mappe, går du inn på mappen og trykker på "Tilganger", og deretter "Gi tilgang til...".
Del med en organisasjon
Hvis du har tilgang til flere styrer i Bård, kan du dele mapper med en annen organisasjon (f.eks. et datterselskap). Trykk på "Organisasjon" og velg riktig organisasjon i listen. Da vil alle styremedlemmene i den organisasjonen få tilgang til mappen(e) du deler, men ikke noe annet innhold i portalen.
Del med en bruker
Hvis du vil dele med en enkelt bruker, for eksempel en revisor, trykker du på "Enkeltperson". Er personen bruker i Bård, kan du søke på navn og velge denne personen. Skal du dele med noen eksterne, skriver du e-postadressen før du legger inn navn. Da får denne personen en e-post fra Bård med informasjon om hvordan de registrerer seg for å få tilgang til mappen. De får ikke tilgang til noe annet innhold i portalen.
Del med medlemmene i medlemsregisteret
Hvis dere bruker medlemsregisteret i Bård er det også mulig å dele mapper med medlemmene, f.eks. informasjon fra styret, eller andre filer medlemmene skal ha tilgang til.
Når mapper deles med medlemmer vil alle aktive medlemmer med et aktivt medlemskap få tilgang til mappen hvis de logger inn med epostadressen de er registrert med i medlemsregisteret.
For medlemmene vil det se slik ut når de logger seg inn med epostadressen sin:
Dette betyr tilgangsnivåene
Full tilgang: Brukeren kan endre tilganger samt slette mappen.
Skrivetilgang: Brukeren kan legge til og endre filer.
Lesetilgang: Brukeren kan kun lese filer.
Hvordan identifisere delte mapper
Mappene som er delt vil vise et lite ikon etter navnet for å vise at de er tilgjengelige for eksterne personer eller organisasjoner.
Rediger tilgang
I utgangspunktet har superbrukere i styret full tilgang til alle mappene. Standard brukere har skrivetilgang. Trykk her for å endre tilgangsnivå:
Fjern tilgang
Trykker du på slett-knappen helt til høyre, kan du fjerne tilganger til mappen. I praksis kan du da ha en mappe som, for eksempel, kun superbrukere i styret har tilgang til.