Med Bård er det flere muligheter for å gjennomføre årsmøter, både fysisk, digitalt eller hybrid. I denne artikkelen går vi nærmere inn på de ulike innstillingene du kan gjøre for å tilpasse hvordan dere gjennomfører årsmøter.
Funksjonalitet for årsmøter er kun tilgjengelig for lag og foreninger i Bård. Se innstillinger for generalforsamling for hvordan det fungerer for aksjeselskap.
For å finne innstillingene for årsmøter, gå til Innstillinger > Møter > Årsmøter.
Noen av innstillingene som beskrives her er kun tilgjengelig i abonnementene Bård Business og Bård Plus.
Steng møter for nye deltagere
Med Bård kan et møte enten være åpent for nye deltagere underveis i møtet, eller det kan stenges manuelt av møteadministrator. Hvis man f.eks har en opptelling av stemmeberettigede i starten av møtet kan det være ønskelig å stenge for nye deltagere etter det.
Åpning av møtet er ofte den første saken som behandles i et møte, så hvis du ikke ønsker at nye deltagere skal kunne bli med i møtet eller stemme på saker etter dette, kan du la møteadministrator stenge møtet for nye deltagere.
Deltagere vil fortsatt kunne logge seg inn i møtet og se sakene etter at møtet er stengt, men de vil ikke registreres som til stede automatisk, og vil heller ikke kunne stemme på sakene hvis det er lagt inn digital avstemning. Da må eventuelt møteadministratoren registrere deltageren manuelt som til stede først.
Hvis innstillingen for å bruke QR-kode for å registrere deltagere på møtet er påslått, vil ikke en deltager kunne scanne denne for å registrere seg etter at møtet er stengt, men må da eventuelt registreres manuelt av møteadministrator.
Knapp for å stenge møtet
Når møtet startes i Bård vil superbrukere få mulighet til å stenge møtet ved å bruke knappen inne på møtet. Det er fortsatt mulig å registrere deltagere som til stede manuelt i deltagerlisten.
Registrering av deltagere i møter
Her er det mulig å enten angi en tidsfrist som gjelder før møtet, å la deltagerne bruke en QR-kode, eller at møteadministrator manuelt registrerer deltagere på møtet.
I noen tilfeller er det ønskelig at kun godkjente deltagere skal få være med i møtet, f.eks. hvis man har betalt kontingent i en forening. I disse tilfellene er det fornuftig å angi at møteadministrator skal angi hvem som er til stede manuelt.
Registrering ved bruk av QR-kode
Når innstillingen for QR-kode er skrudd på for et årsmøte så vil denne være tilgjengelig for møteadministrator inne på møtet. Denne koden kan printes ut eller vises på en skjerm, og scannes av deltagerne når de ankommer lokalet.
Deltagerne må være registrert i Bård med navn og e-postadresse på forhånd, og når de scanner koden vil de bli bedt om å bekrefte e-postadressen for å logge inn på møtet. Når dette er gjort vil de registreres som til stede, og ha mulighet til å avlegge stemme hvis de har stemmerett.
Forhåndsstemming ved digital avstemning
Velg om deltagere skal kunne forhåndsstemme i møter der digital avstemning er aktivert, eventuelt angi når avstemningen skal åpne (f.eks. 30 minutter før møtet starter).
NB! Hvis det er valgt at møteadministratoren manuelt skal angi hvilke deltagere som er til stede vil i praksis ikke forhåndsstemming fungere. Disse valgene blir derfor deaktivert hvis dette velges i seksjonen over.
Denne innstillingen har ingen betydning i en heldigital saksbehandling, der deltagerne stemmer over flere dager.
Kommentarer på årsmøter
Alle møtedeltagere kan i utgangspunktet legge til kommentarer på sakene. Du kan slå av denne funksjonen, men husk at det er viktig å la alle deltagere få mulighet til å ytre seg.