Huskeliste til digitalt årsmøte
Denne artikkelen gir en kort oversikt over hvordan du gjennomfører og styrer et årsmøte i styreportalen Bård.
Forbered møtet
Før møtestart bør du sikre at saksliste og tilhørende dokumenter er korrekt opprettet og klargjort i portalen. Aktiver digital avstemming i møtet om dette skal brukes. Kontroller at møteinnstillinger er satt riktig og vurder da spesielt valgene som gjelder forhåndsavstemming, ta ordet funksjonalitet, QR registrering, om kommentarer skal være tilgjengelige, og når og hvordan deltagere skal markeres som til stede. Det kan være en god ide å delegere deler av administrasjonen av større møter til forskjellige superbrukere. På den måten kan noen ta seg av avstemninger, noen kan håndtere ta ordet forespørsler og andre kan ta seg av å notere i forhold til referatet.
Inviter til møtet
Legg til deltakerne som skal delta, husk å tildele stemmer om digital avstemming er aktivert, og send ut invitasjon til møtet. Husk at du kan legge til deltakere som mangler hele tiden mens møtet er ferdig planlagt eller aktivt. Legger du til nye deltakere så vil du få beskjed om sende ut innkalling til disse også.
Start og gjennomfør møtet
Når møtet starter leder du deltakerne gjennom agendaen. Du kan åpne og stenge avstemminger og "ta ordet" muligheten fortløpende i hver sak etter hvert som de behandles. Husk å behandle eventuelle "ta ordet" forespørsler og vis eventuelt talerlisten på egen skjerm. Om du ønsker å sjekke at alle de som er tilstede og har stemmerett har brukt sin stemme på en sak så kan dette sjekkes for hver avstemming. Se den korte instruksjonsvideoen nedenfor for mer informasjon rundt dette.
Avstemming og ta ordet - superbruker
Administrer deltakere
Under møtet har du oversikt over deltakerne og kan ved behov fjerne eksterne deltakere fra møtet om en situasjon som skulle kreve dette oppstår.
Avslutt møtet
Etter at møtet er ferdig skrives referatet ferdig og eventuelle avstemmingsresultat legges til. Det anbefales at protokollen sendes til gjennomlesning før signering, men det er også mulig å hoppe over dette steget om dere ikke har behov for det. Skulle dere heller ikke ha behov for signering av protokoll så kan den ferdigstilles uten dette.
Andre relevante artikler: